Zettelkasten в двух словах

Сейчас можно увидеть много youtube роликов и статей, которые описывают систему Zettelkasten. Это очень полезная система для управления заметками.

Многие блогеры описывают эту систему, на мой взгляд, неверно. Они упирают на то, что есть типы заметок: литературные заметки, fleeting notes, то есть заметки на ходу. И задача системы как бы создать permanent notes, то есть постоянные заметки, которые будут потом зачем-то использоваться.

Мне кажется, что это перевернутый подход. По факту они ставят приоритет создания таких постоянных заметок выше, чем приоритет создания контента. В реальности же приоритет должен быть на создании результата. Сама же система нужна всего лишь как простой, по возможности, инструмент сбора, обработки и управления информацией.

При этом те самые пресловутые постоянные заметки, постоянны просто потому что они всегда были на бумаге, и автор системы не мог так легко менять эти заметки. И поэтому придумал систему, где вместо изменения заметок мы должны использовать ссылки и связи между различными версиями или чуть отличающимися материалами и связанными материалами.

И все заметки, которые вы пишете на карточках должны быть постоянными, если они попали в систему. Проще сказать, что вам нужны три типа заметок, причём третий – необязателен.

1. Входящие заметки. Всё, что вы записываете по ходу чтения, смотрения или просто по ходу жизни. Это ваш Inbox.
2. Заметки в системе. Это сформулированные вашими словами мысли, которые родились у вас на конкретную, ограниченную тему. Ограничивайте себе 150–200 или меньше словами. Если вы не можете сформулировать мысли так кратко – подумайте ещё, может быть вы что-то недопоняли, или же тема здесь не одна.
3. Карты или индексы. Иногда для конкретного применения вам будет удобно завести заметку, на которой вы соберёте ссылки на заметки, которые связаны с какой-то темой, а чаще и полезнее – с каким-то проектом, над которым вы работаете.

Мне кажется, система будет работать и без третьего типа заметок, но многим он помогает. И тот же Тони, считает, что они обязательны для получения хороших результатов. Он вообще считает их ключевым аспектом системы, которая объединяет обычные ссылки между заметками и показывает последовательность размышлений. Я собираюсь попробовать относиться к этим заметкам серьёзнее, и, может быть, – поделюсь результатом.

Мне кажется, что лучшим описанием системы является ролик Тони Рамелла. Посмотрите сами. 

Забросьте тренировки!

Наверное, каждый из нас знает про себя кое-что этакое. Есть же что-то чем мы чересчур увлекаемся, правда?

А практика добавляет опыта, делает процесс легче. Это же тренировка. Если вы слишком часто заходите на FB, и не можете это контролировать, так легко это у вас получается, то стоит подумать о том, чтобы не практиковаться неделю-другую. 

Это может помочь, я вам точно говорю. Просто перестаньте совсем заходить на FB и удалите приложение со смартфона на пару недель. И какое-то время время вы снова сможете контролировать своё нездоровое влечение.

Контора пишет

Вы, наверное, много читали о том, что ведение дневника очень полезно. И это правда.

Для меня лично ведение записей, причём именно тогда, когда я записываю всё в течение дня, а не вечером или утром, полезно одной важной особенностью – это позволяет мне замедлить реакцию, но получить лучший результат. 

Записав эмоции и чувства, я не только могу “досчитать до десяти”, но и найти новые грани задачи, увидеть решение, которое из-за гормонов и спешки не было видно.

Поэтому советую начинать писать сразу же как только вы почувствовали, что вышли из нейтрального состояния. Это помогает. 

Скажи, что делают мои друзья, и я сделаю это тоже

What this means is that when asking a Briton, an American or a Canadian for a favour, you will be more successful by pointing out that it fits with what that person has done before. But when asking a favour of people from more collectivistic countries, you will be more successful by pointing out that it fits with what that person’s peer group has done before.Yes! (Goldstein, Noah;Cialdini, Robert B. Professor;Steve J. Martin)

Просить о помощи или об участии в какой-либо программе нужно по-разному в зависимости от культурных различий. 

Судя по всему, в случае русско-говорящей аудитории, как и индийской, лучше ссылаться на поведение группы. Это будет эффективнее.

Надо учесть в своей работе с коллегами.

Хорошо сказано

Помните, страдания — это удобно. Вот почему многие люди предпочитают именно их. Счастье требует усилий.
6 жестоких истин, которые сделают вас лучше

Трюк

Как часто мы слышим о том, что совещания в большинстве своём – чистая потеря времени. И я постоянно нахожу тому свидетельства.

Нет, я не буду говорить о том, как сделать совещания лучше за 5-ть шагов. Я скорее хочу вспомнить моменты, когда то ли в силу усталости, то ли в силу лени и незаинтересованности на совещании возникает отсутствие идей по поводу решения или плана, который нужно принять.

И я помню, что иногда удавалось сдвинуть совещание с мёртвой точки, и найти приемлимые варианты. Но до последнего времени я не осознавал, а что помогало сделать это. А сейчас мне кажется, я понял. Очень часто помогало предложение заведомо плохой идеи. То есть настолько плохой, что никто не хотел её осуществления. Пока не было никакой идеи все были расслаблены: нет идеи, не нужно ничем расплачиваться. А как только засветила неприятная перспектива, тут сразу пришлось открывать чердачок и доставать что-то получше, чтобы защититься.

Попробуйте этот трюк, когда никто не предлагает идей и посмотрите, что получится.

Статья явно связана с Теорией McDonald's, о которой я успешно забыл, прочитав, но забыл явно не до конца. 

Цитата

Жизнь слишком коротка, чтобы тратить её на ненависть.
Регина Бретт, 90 лет отроду, Кливленд, Огайо.

Простое и сложное

Поделюсь ещё одним примечательным текстом от Крейга Харпера.

Сложно: Искать и найти идеальный план похудения, который подходит к вашему телосложению, типу крови, личности, настроению, карьере, ситуации, бюджету, цвету волос, знаку Зодиака.

Просто: Есть меньше, двигаться больше.

Сложно: Отслеживать расходы с помощью таблиц Excel, графиков и алгоритмов, чтобы увидеть почему вы в долгах.

Просто: Перестать покупать то, что вам совершенно ни к чему.

Сложно: Копить на дорогой тренажер со встроенным телевизором, радио, пульсомером и калькулятором сожженных калорий.

Просто: Прыгать.

Сложно: Придумывать всё новые и новые отговорки, при этом не забывая, что и кому вы наврали.

Просто: Быть честным.

Сложно: Пойти к очередному врачу, диетологу, тренеру, психологу, финансовому консультанту, персональному тренеру.

Просто: Применить то, что вы уже знаете.

Сложно: Продолжать планировать, говорить, исследовать, ждать, хотеть, желать и надеяться.

Просто: Начать делать.

Graceful - Seth Godin - Грациозно: мысли о книге

Я искренне рекомендую к прочтению книгу "Graceful". Как все книги Сета, эта дает представление о работе и человеке в ней с очень интересной стороны: со стороны человека, понимающего, что продается без обмана.

Я приведу несколько цитат, которые мне особенно запомнились.

Такса за претворение изменений в жизнь – перемены в вас самих.

Так много нас, тех кого можно назвать туристами на работе, туристами в то время, когда вокруг происходит революция. Цель у таких, похоже, в том, чтобы заметить, что происходит, но изолировать себя от реальной работы, так чтобы вернуться в спокойное ложе должности (и связанных с нею должностных обязанностей).

У нас слишком много поваров. Мир же нуждается в Шефах.

(мне лично кажется, что в России заметно, что люди, ещё не ставшие даже поварами, мнят себя Шефами)

Быть грациозным означает принимать (на самом деле, не только принимать, но и предвкушать) неудачу. Как вы можете подавать свою работу, себя самого, свои идеи, как вы можете изолировать себя от неудачи, делая лучшую свою работу, в то же самое время пытаясь повлиять на тех, кто вас окружает? Вы не можете. Терпеть неудачу с грацией – часть этой сделки.

Делайте что-то, что стоит быть сделанным. Продавайте то, что стоит разговора. Верьте в то, что вы делаете, потому что может пройти много времени, пока всё получится. Не слушайте первые же отклики. Не сдавайтесь.

Тревога – это переживание неудачи заранее. Тревога постоянно протискивает себя через то, что никогда даже не случалось, и возможно не случится.

Когда вы учитесь слушать свой страх, вы находите компас, который может показать что на самом деле имеет значение. Когда вы учитесь слушать свой страх, вы можете опубликовать свою лучшую работу, и не оставите её пылиться на полке, со вздохом сожаления.

Творчество - человечное действие, что-то, что делается с правильным намерением. Творчетво – это когда мы делаем то, что что-то значит, созидательно, так, что оно трогает их и делает их лучше.

Искусство успевать - заметки по книге

Главная мысль — всегда выполнять дела согласно приоритетам.

Даже если впереди небольшой кусок непрерывного свободного времени не нужно подбирать дела по размеру. Нужно делать большое, может быть и маленькими шагами. Короче говоря, старая история про ведро, камни, гальку и песок. Пытаясь засыпать песок в занятое расписания, я автоматически исключаю всякую возможность сделать что-либо большое.

Все это побуждает меня пересмотреть свое отношение к тому как я сейчас управляюсь с делами. Это касается как организации так и инструментов, которые я использую.

В частности, вполне возможно, мне хватило бы и evernote, и я мог бы сэкономить на других инструментах и сервисах.

В вопросе с откладыванием преобладают два направления — найди интерес, и начни с малого. Даже если вся большая задача пугает, от нее можно пооткусывать вполне себе удобоваримые кусочки. Насчет интереса, тут всё гораздо более запутанно: мотивация как-то не поддаётся указаниям и инструкциям. Поэтому истинный интерес не всегда сочетается с тем, что нам приходится делать. Практически все рекомендации сводятся к некоторой степени самообмана.

Откладывать нельзя, что уже понятно. Для того, чтобы не сильно откладывать, надо хотя бы выбирать дела, связанные с важными целями. Создавать настроение. (а если не получается, ну совсем — может следует просто изменить главные цели).

Книга неплохая. 

Две минуты и вы излечитесь

Identify the most important thing you have to do today. Decide to do just the first little part of it — just the first minute, or even 30 seconds of it. Getting started is the only thing in the world that matters. Leo Babauta

Это точно квинтэссенция всех действующих лекарств от проволочек и откладоываний. Есть задача. Может быть вы еще не приступали к ней, а может быть застряли в середине. Это неважно. Никакой принципиальной разницы нет. Нужно сейчас начать ее решать. Просто отрешитесь от всего остального и начните ее делать. Позвольте отвлекающим мыслям появляться, не сопротивляйтесь, просто позвольте им пройти. Я рекомендую вам ознакомиться со всей заметкой не откладывая, это займет всего пару минут. Но нужно знать английский.

Незолотая рыбка

The Illusion of Control  (zenhabits.net)
Consider the fish. A fish swims in a chaotic sea that it cannot possibly control — much as we all do. The fish, unlike us, is under no illusion that it controls the sea, or other fish in the sea. The fish doesn’t even try to control where it ends up — it just swims, either going with the flow or dealing with the flow as it comes. It eats, and hides, and mates, but does not try to control a thing. We are no better than that fish, yet our thinking creates the need for an illusion.

Если вы думаете, что вы ни разу не рыбка, вам предстоит жестоко разочароваться. Море есть море, оно вас рано или поздно с таким подходом «укатает».

Рыбкой быть не так уж плохо — стресса куда меньше, он есть только когда есть опасность, и никогда не бывает спровоцирован самим разумом. Не стоит забывать, что разум и главное наше благословение, но и главное проклятие. 

Попробуйте поплавать, не контролируя море, а держа себя в руках. Так вы уплывете куда дальше.  

Универсальный Inbox

Во времена Дэвида Алана было, наверное, действительно проще в Inbox в виде лотков помещать всё, включая физические предметы, например, — ключи от машины, которую надо отвезти на ТО.

Однако, сейчас это выглядело бы, на мой вкус, очень странно.

С другой стороны, я привык к универсальности Evernote, и к его удобству. Поэтому я использую совершенно простое решение для размещения физических предметов в свой Inbox — я сохраняю фотографию предмета прямо в Evernote. Если быть точнее - я просто создаю заметку типа «Снимок».

Это очень удобно и быстро. И описывать ничего не нужно.

70 – нужное число

Почти все, что мы видим вокруг живого в мире, и даже некоторые вещи из неживого, растут экспоненциально, если мы позволим это, конечно. 

Это относится к потреблению энергии в общем, нефти в частном, к росту народонаселения, к количеству машин... да много к чему.

Везде, где есть стабильный, пусть и небольшой рост чего-то, мы имеем экспоненту. Но при упоминании роста на 5-7% люди редко задумываются о том, что 7% роста означают всего лишь то, что через десять лет число растущего удвоится.

Удвоение понятнее, правда? Я тоже так считаю. Довольно точный расчет периода удвоения у вас получится, если вы поделите 70 на количество процентов роста.

Например, к счастью количество ваших клиентов стабильно, но не быстро растет по 2% в месяц, то вы получите удвоение клиентской базы... правильно, через 70/2 = 35 месяцев, то есть через три года. А вы правда готовы к два раза большему количеству клиентов?

Я вроде бы проходил курс математики, но вот так прикладывать его к жизни почему-то перестал. И вытащила на свет это умение лекция, которую я вам крайне рекомендую посмотреть.

Arithmetic, Population and Energy - a talk by Al Bartlett on Vimeo

Нажать Send и пожалеть. Как перехватить уже «отправленное» письмо в Outlook

Активные пользователи Gmail конечно же знают, что письмо можно «перехватить» если воспользоваться ссылкой в небольшом статусном сообщении, возникающем сразу же после отправки письма через web-интерфейс Gmail. Однако, не все любят (как ни странно) Gmail, а некоторые из нас — просто обязаны пользоваться Outlook. Именно для них и написана сегодняшняя заметка.

Возникало ли у вас хоть раз страшное ощущение того, что вы отправили что-то не то, или кому-то не тому сразу же после щелчка на кнопке «Отправить»? У меня — возникало, и именно потому я задумался о том, как я могу облегчить себе жизнь, оставив небольшую лазейку.

О PowerShell и аудио-книгах

Не знаю как вы, а я аудио-книги «читаю» с удовольствием. Причём подсел я на это дело из-за пробок, наверное. Жалко же времени.

Но даже купив диск, я именно диск не слушаю, неудобно — позицию не запоминает проигрыватель при смене дисков. Это чрезвычайно неудобно. Куда удобнее для этих целей iPhone/iPod. Всё запоминается и стартуешь с того места, где закончил. Да и продолжить «чтение» на компьютере можно именно там, где закончил на устройстве — достоинство инфраструктуры Apple налицо. Хотя iTunes - штучка на очень особенный вкус.

Но тут у меня регулярно возникают проблемы с сортировкой, номера треков производители дисков в теги не записывают, а без этого Тунец, и iPod вслед за ним — теряются.

Потому я обратил свой взор в сторону PowerShell, зная, что штука мощная. Результатом явился предлагаемый вашему вниманию несовершенный, но работающий скрипт.


$TagLib = "C:\Libraries\taglib-sharp.dll"
[System.Reflection.Assembly]::LoadFile($TagLib)
$trackNum = 1
get-childitem *.mp3 | foreach { 
 $Media  =  [TagLib.File]::Create($_.fullName)
 $Media.Tag.Track = $trackNum
 $trackNum = $trackNum + 1
 $Media.Save()
}


Для того, чтобы он корректно отработал, вам нужно перейти в папку с интересующим списком файлов. Добавить параметры начального номера трека и рабочего каталога совсем несложно, попробуйте это сделать сами.

Добавлю, что запускать скрипт нужно ДО того как вы добавите треки в iTunes.

Скриншот папки до применения скрипта

и после:

Читайте больше. Да, чуть не забыл — вам нужно скачать библиотеку taglib, которой не только mp3 по плечу.

Неоконченная пьесса для Outlook-а с руками

Я - офисный планктон и я очень люблю Outlook. Может быть потому, что альтернативы нет. Ничто не может сравниться с ним по набору функций и, поверьте, я использую многие из них.

Однако для эффективной работы с информацией необходим не только, а может быть и не столько, инструмент, но и методология. Если вы считаете, что сообщениям - самое место в инбоксе и авто-архивирование - единственное, что вам нужно - вы, скорее всего, получаете мало писем. Папки - тоже сомнительное решение, в первую очередь из-за неизбежного дублирования информации (ведь у письма может быть вовсе не одна тема), и следующее за этим ненужное ветвление переписки, когда понять что-либо становится все сложнее.

Поэтому я для "разметки" входящей почты и, естественно, задач со встречами использую категории. Это и просто сделать - интерфейс удобен, да и цветовое деление идет на пользу, так можно за несколько секунд по цветам определить, а чем это я собственно занимался всю неделю и что же собственно буду делать.

Собственно обработка сообщений в моем случае происходит практически по классическим канонам GTD - я либо делегирую задачу, пересылая письмо (не забыв поставить follow up), либо превращаю ее в свою задачу, либо выполняю сразу и архивирую, как архивирую все, что нужно "на всякий случай" для справки. Ненужное - удаляю сразу.

Поскольку операции типичны, я добавил пару кнопок на тулбар - одна из них архивирует письмо (снимая флаг и отправляя в архивное хранилище), вторая превращает письмо в задачу.

И тут Outlook мне помогает - например, вы почти всегда можете "забрать" горячую кнопку у уже существующего, но не используемого вами элемента интерфейса и повесить его на свою собственную кнопку. А потом - создавать нужный workflow довольно просто, если быть знакомым с элементарными основами VB.

Например, превращая письмо в задачу, я не только копирую текст письма, но и вкладываю его как вложение, для того, чтобы в момент выполнения задачи у меня была и вся информация, и возможность связаться с участниками без какого-либо поиска. Кроме того, после заполнения стандартных полей Outlook показывает мне диалог выбора категорий, что не позволяет мне отлынивать, заставляя четко определить, куда (проект, место и т.п.) относится задача.

На сегодняшний момент мне не хватает лишь кнопки делегирования, но я пока для себя не решил, что именно в данный момент логично делать автоматически. Но я работаю над этим.

Как я боролся за сон

Я пробовал разные операционные системы, разные их версии и подвиды. На сегодняшний момент я все еще придерживаюсь мнения, что для серьезной работы (дома) я могу использовать только две - Windows и Mac OS. Объяснять почему это так я сейчас не буду, может быть как-нибудь в другой раз. А сегодня я хотел рассказать о том, как я боролся с новым "железом".

На самом деле я редко-редко делаю обновление своего "железного" парка - только при поломках или откровенной неспособности его справляться с рутинными задачами. И вот недавно настал такой момент: фотографии стали весить по 11 мегабайт каждая, смотрю я все больше HD и старая лошадка стала явно тормозить. Пришлось купить железки поновее.

Когда покупал предыдущий компьютер, я еще не был слишком далек от железа. Все же в начале карьеры я знал и помнил параметры, классы аббревиатуры и прочее. Сейчас же пришлось потратить пару-часов, чтобы найти очень правильного друга, который делал апгрейд передо мной и довольно тщательно проверил рынок. Правда другой способ решать проблемы? Сказывается лень менеджера? Делегирую, едят тя мухи.

Решив проблему быстро, заказав все еще быстрее я почти так же быстро все собрал (руки-то помнят). И оно даже сразу заработало! Ну не все, признаться - динамик в корпусе я так и не смог заставить издавать звуки. Но кому он нужен? Зато все остальное меня поразило своей тишиной и скоростью.

Перейдя с одного ядра на 4-ре и с двух гигабайт на 8 я испытал экстаз, которого ни разу не получал, пожалуй, от простой замены железок. Компьютер не просто стал быстрее он просто несравнимо быстрее предыдущего. Такого прироста мощи я не ожидал. Но зато я получил и некоторые сюрпризы. И именно они, а вовсе не мои восхищения, должны были быть главной темой поста.

Сюрпризы были интересными - ведь появилось куча новых технологий, но сегодня я расскажу об одном, конкретном - сюрпризе с питанием. Если коротко - компьютер отказывался спать нормально, он просыпался в самое неподходящее время, будя и пугая домочадцев. И я не мог все оставить как есть, зачем же я получал высшее образование, по-вашему?

Я изучил BIOS Setup, настройки управления питанием Windows 7 и попутно узнал много интересного о "зеленых" инициативах в мире железа. Мне все это понравилось, я хотел, чтобы компьютер спал, когда не нужен мне. Но не мог этого добиться - он просыпался, будто ему мешал комар, честное слово.

Но я же упрямый, я читал дальше, и все же нашел возможную причину, которая и подтвердилась: компьютер будили сетевые пакеты, адресованные ему. Все просто и об этом нужно было подумать в первую очередь: роутер умный, куча других сетевых устройств, именно они и были теми комарами. Кстати, я не знаю кто конкретно будил компьютер - Vista, Mac OS или Linux на роутере. Я подозреваю последнего, но фактов нет. Да и все равно мне. Главное - сейчас у всех совершенно здоровый сон.

В очередь!

В современном, перегруженном информацией окружении порой очень непросто держать в голове все, что хотелось бы удержать. Методы борьбы с этой проблемой давно известны, но большинство из них, на мой взгляд, сводятся к элементарному призыву "записывай!" И это действительно работает, причем почти любая система, и особенно - Авто-фокус, годна как для самой записи, так и для выполнения намеченного.

Но все же есть активности, которые даже Марк призывает делать постепенно - как чтение, просмотр видео или прослушивание какой-либо аудиоинформации. И тут я лично не могу обойтись без помощи компьютерных программ. Согласитесь, как-то глупо записывать на бумагу место на котором ты остановился в просмотре или какой файл стоит просмотреть (во всех смыслах) следующим. "Глупо" - неверное слово, и бумага будет работать, просто я потрачу время на нахождение файла и места в нем, которое можно было бы потратить с куда большей эффективностью.

Именно потому я постоянно выделяю те программы, которые избавляют меня от необходимости делать что-то вручную. Приведу несколько примеров таких программ,

разбив их по виду деятельности.

Чтение

Встроенный в Mac OS инструмент для просмотра PDF меня устраивает в этом смысле полностью, он не только запоминает позицию где я остановился без моего вмешательства, но и дает возможность сохранять закладки.

В Windows такими же хорошими особенностями обладает Scientific and technical documentation viewer.

Несмотря на свое несколько корявое название и аскетичный, но не элегантный дизайн, программа умеет не только сохранять вашу позицию в книге и создавать закладки, но и делает это для книг в формате DjVu и TIFF.

Это было одной из самых чудесных находок, которые я сделал за последний год.

Для тех, кто ищет более симпатичного интерфейса и согласится довольствоваться только PDF, я могу посоветовать Adobe Digital Editions, - вполне зрелая программа, правда несколько тяжеловатая, как почти вся продукция этого производителя.

Просмотр видео

В данном вопросе я не пришел к какой-то одной программе, но я могу сказать, что теоретически отслеживание того где и когда я остановился и чо должно быть за тем можно возложить на всевозможные медиа-плейеры с поддержкой библиотеки. Однако, пока я не нашел чего-то удовлетворяющего меня простотой в использовании и потому не буду судить об этом. Сейчас почти все мои просмотры я провожу в Mac OS и пользуюсь встроенной возможностью этой ОС - цветными ярлыками. 

Все обработанные (просмотренные) файлы я отмечаю серым. (Это касается действительно всех файлов: просмотренных, прочитанных, записанных и прочее, а не только видео). Это позволяет мне легко избавляться от уже ненужного старья, когда настанет время: Mac OS помогает в течение секунд выбрать все файлы с любой цветной меткой.

Сейчас я подумываю и о том, чтобы автоматически отмечать все файлы меткой, которая стала бы признаком того, что файл в очереди и нуждается в моем внимании. Но, хотя я знаю теоретически, как это сделать, я пока не обдумал нюансы и не сделал.

Аудио

Здесь я скорее скажу о подкастах и аудио-книгах. Часто я не могу прослушать весь сюжет сразу (это же касается и видео-подкастов) и тут мне на помощь приходит iTunes, - нелюбимая многими программа, которую я считаю незаменимой в данной деятельности. Мне не нужно помнить где я остановился - я просто выбираю сюжет, который есть в моем списке Авто-фокуса и он начинается на прерванном месте. Так, мало-помалу я успеваю просмотреть массу интереснейшей документалки, о которой только мечтал из-за иллюзии нехватки времени.

В последнее время я все больше задумываюсь о том, чтобы придумать или найти способ, автоматизировать сохранение и добавление (и, возможно, - конвертацию формата) в библиотеку сюжетов с популярных медиа-хранилищ. Меня несколько смущает необходимость ручной переметки сюжета на youtube, к примеру. Я бы хотел, чтобы этот сюжет "работал" так же как и любой видео-подкаст, который я сейчас смотрю. Но это будет позже.

Вкратце это все на сегодняшний день, но я был бы рад, если бы вы поделились своими способами работы с длительными активностями.

Система управления временем "Автофокус"

Автор системы, Марк Фостер, создал ее, основываясь на своем личном опыте, и, после нескольких недель использования, он заметил, что объем работы, которую он успевает выполнять, значительно увеличился. Причем объясняет он это тем, что в системе отсутствуют предпосылки для откладывания дел в долгий ящик и сопротивлению их выполнению.

Кроме того, Марк отмечает уменьшение стресса. Несмотря на то, что работу все равно приходится делать, система обеспечивает отсутствие препятствий в виде собственного нежелания или ощущения чрезмерной загруженности и принуждения. Марк пишет, что почти любая работа теперь делается им с удовольствием, причем чем больше он доверяет системе, тем больше удовольствия она приносит.

Система позволяет фокусироваться на самом важном. Автор отмечает, что выбирать самое важное и расставлять приоритеты, основываясь только на рациональном мышлении, довольно сложно, поскольку подсознание может считать важным совершенно другие вещи. Марк отмечает, что результат выбора, основанный на этой системе, гораздо вернее, поскольку учитывает текущее состояние дел и ваш настрой.

Очень быстрая работа с рутинными задачами. Марк отмечает, что скорость выполнения рутинных задач возросла экспоненциально. Сюда он включает работу с электро-почтой, ответы на комментарии в блоге, ответные звонки и прочее.

Тщательную проработку больших задач и проектов. Система стимулирует подход "понемногу, но часто" в решении больших задач. В результате любой проект или задача будет проработан в течении какого-то времени методично и полноценно. Другим результатом такого подхода является то, что идеи и догадки возникают в результате настройки на задачу в течении какого-то времени, а не сразу.

Краткая инструкция

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Система состоит из длинного списка всего, что вы хотели бы сделать когда-либо, записанного в блокнот в линейку (25-35 строк Марк считает оптимальными). Как только вам приходит в голову новая задача - запишите ее в конец списка. Обрабатывать же список следует постранично следующим образом:

• Прочитайте все пункты на странице, не стараясь принимать решения или начинать работу.
• А теперь перебирайте пункты более медленно до тех пор, пока какой-то не выделится из общего ряда.
• А теперь возьмитесь за эту задачу и занимайтесь ею до той поры пока вам это нравится.
• Вычеркните задачу и добавьте в конец списка, если вы её не закончили.
• Продолжайте работать на той же странице. Не переходите к следующей до той поры, пока вы не сможете пробежать всю страницу взглядом от начала до конца без выделяющихся задач.
• Перейдите к следующей странице и повторите всю процедуру с ней.
• Если вы перешли к странице и при первом же проходе вы не встретили задачу, которую вы бы выделили - вычеркните все оставшиеся задачи без переписывания их в конец списка. Замечу, что данное правило, естественно, не относится к последней странице, так как вы туда все еще добавляете задачи. Выделите отмененные задачи маркером.
• Как только вы закончите с последней страницей - переходите к первой, содержащей незаконченные задачи.

Несмотря на то, что все эти шаги более подробно расписаны ниже, Марк советует начать работать с системой немедленно, и вернуться к остальной части инструкций позже. Не забудьте добавить задачу "Дочитать инструкции к системе Авто-фокус" в ваш список. Не стоит сразу же стремиться добавить все задачи, которые только возможно, просто записывайте их по мере того, как они будут формулироваться в вашей голове.

Подробная инструкция

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Как только вам пришла в голову задача, запишите ее в конец списка.

Одно из главных и неотъемлемых качеств этой системы - то, что вы можете внести в нее что угодно. Марк рекомендует записывать все, что только приходит в голову, даже не пытаясь оценить идею. Система сама оценит ее.

Прочитайте все пункты, записанные на странице быстро, и не предпринимая каких-либо действий.

Такой быстрый обзор позволяет вашему мозгу начать обрабатывать задачи без давления или усилий с вашей стороны.

Теперь читайте все задачи медленно и вдумчиво, пока одна из них не выделится.

Этот момент Марк называет "сердцем системы". Не пытайтесь мысленно расставлять приоритеты - это разрушит баланс между рациональной и интуитивной составляющими вашего разума. Взамен - дождитесь чувства облегчения при виде задачи. Марк затрудняется объяснить, но уверен, что вы легко узнаете это ощущение. Вы просто поймете, что данный пункт готов быть выполненным. Если вы пропустите его, даже дойдя до конца страницы, вы будете чувствовать, что сделать надо было именно его. Как только вы поймаете это ощущение вы поймете, что все сопротивление против выполнения этой работы исчезает, и задача кажется нетрудной.

Работайте над выбранной задачей пока вам нравится делать это.

Не пытайтесь давить на себя и продолжать работать с выбранной задачей дольше, чем вам это нравится. Система призывает вас использовать подход "понемногу, но часто". Как только вы чувствуете, что сделали достаточно - остановитесь.

Вычеркните эту задачу, и запишите ее в конец списка, если вы еще не закончили с ней.

На самом деле лучше сначала записать задачу снова, а уже потом вычеркнуть ее на прежнем месте. Повторная запись задач - важная часть системы. Вы должны повторять все задачи, выполняемые на регулярной основе (работу с почтой, бумагами, физические упражнения), все задачи, которые вы еще не закончили, все, что требует отслеживания (проверка, а не ответил ли уже клиент на отправленные вами вопросы?), и комплексные задачи вроде чтения книги, журнала, просмотр фильма. Марк замечает, что две трети его задач требуют повторной записи в той или иной форме.

Продолжайте работать со списком так же и на той же странице. Не переходите на следующую страницу до той поры, пока вы не сможете пройти сверху донизу без того, чтобы какая-либо задача выделилась.

Использование каждой страницы, как отдельного блока работы позволяет вам получить преимущество "контролируемого откладывания", которое базируется на том факте, что откладывание в данном случае относительно. Другими словами - любая задача становится легкой если выбирать между ней и какой-нибудь еще более сложной задачей.

Переходите к следующей странице и повторите всю процедуру

Вы можете либо очень быстро перемещаться с одной страницы на другую или наоборот - сидеть над каждой подольше - любой способ приемлем, просто позвольте мозгу самому выбирать выделяющиеся задачи.

Если вы перешли к странице, на которой ни один из пунктов не был выделяющимся, значит все оставшиеся невыполненными пункты нужно отменить, не внося при этом в список. Марк советует выделить такие пункты маркером.

Это именно то место где система избавляется от тех пунктов, которые вы внесли без оценок, и которые на самом деле вовсе не нуждаются в вашем внимании. Этот процесс может быть быстрым (например, - в случае если речь идет о книгах, которые вы собирались прочесть), но обычно процесс очищения идет довольно медленно.

Пожалуйста, отнеситесь серьезно к правилу не вносить повторно отмененные задачи. Это вовсе не означает, что вы никогда не должны добавлять их снова, но вам нужно подождать какое-то время, рассмотреть причину отмены этих задач, обдумать нужно ли вообще делать то, что вы собирались, нужно ли подождать, потому что вы не готовы, а может быть такие задачи лишь отвлекают вас от главных целей? Когда вы решите внести отмененные пункты снова, неплохо переформулировать их или разбить на подзадачи.

Выделение отмененных задач маркером облегчает их рассмотрение и анализ.

Помните, что это правило не работает на последней странице, куда вы по прежнему записываете новые задачи.

Как только вы закончите с последней страницей - переходите в начало, к первой активной странице. Марк отмечает страницы, которые не активны, то есть не содержат невыполненных задач, крестиком на внешнем углу страницы, а также обводит кружком этот крест, если нет не одной активной страницы перед этой. Количество активных страниц может колебаться с течением времени. Во время написания инструкции у Марка таких страниц было девять, но были времена когда их было три, четыре и даже все пятнадцать. Эта система, как справедливо замечает Марк (я это уже ощутил на себе), может вызывать зависимость, так что я вслед за автором рекомендую вам определить часы работы. Прекращайте активность как только окончится отведенное время, и начинайте с того же самого места, когда наступит время продолжать работу. Марк признается, что сам не совсем последовательно следует этому совету.

Незавершенные задачи из прошлого

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Вы наверняка уже имеете некоторую историю невыполненных работ и если вы ведете такую историю, по совету автора, вам следует внести все задачи из нее одним махом и позволить Авто-фокусу разобраться с ними. Если вы обнаружите, что какие-то из задач приходится отменять, тогда вам следует задать серьезный вопрос, а стоит ли вам выполнять эти задачи вообще.

Но с незавершенкой все не так просто: большой список старой и необработанной почты, например, может мешать эффективно работать со свежей корреспонденцией. Именно поэтому Марк рекомендует переместить все исторические задачи/письма/бумаги в отдельные папки с соответствующей маркировкой.

Почему это работает

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Система работает, потому что поддерживает баланс между рациональной и интуитивной частями мозга.

Если мы попытаемся жить, опираясь только на рациональные методы, мы закончим составлением плана, который противен нашему разуму, потому что он сам не работает чисто рационально. Всем нам знакомо ощущение, когда мы точно и рационально знаем, что надо сделать что-то так-то и так, но в это же время все наше существо выступает против этого решения.

С другой стороны, если попытаться следовать только интуиции и "природе", то мы будем склонны дрейфовать, следовать импульсам и действовать нерационально.

Однако, когда мы находим баланс между этими методами размышлений, мы можем принимать вполне рациональные решения, находясь в полном согласии со своими чувствами и эмоциями. Система "Авто-фокус" создает условия для подобной работы. Несмотря на то, что Марк постоянно говорит, что "система делает выбор", "просеивает", на самом деле это означает, что система создает условия, чтобы вы могли принимать такие правильные, сбалансированные решения без cтресса.

Что следует делать, а что делать не стоит

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Доверяйте системе. Она поможет вам принимать лучшие решения, чем вы смогли бы сделать без ее помощи.

Не забывайте о здравом смысле. Если что-то требуется сделать немедленно - сделайте.

Не пытайтесь сразу редактировать то, что вы записываете в систему. Если вы будете это делать - вы лишитесь эффективности в расстановке приоритетов, которую обеспечивает система.

Ожидайте, что разные задачи будут выполняться с разной скоростью. Некоторые из них будут сделаны быстро, другие будут тянуться или даже приостанавливаться, а некоторые так и вовсе будут отменены. Именно так все и задумано.

Не пытайтесь использовать эту систему для вещей, которые привязаны к конкретному времени.

Всегда перечитывайте все оставшиеся невыполненными задачи после того, как вы возвращаетесь к странице после перерыва. Это поможет вашему разуму получить общее впечатление о том, что должно быть сделано.

Не забывайте добавлять напоминания и заметки о необходимости проследить за чем-то. Это важная часть системы контроля хода выполнения работы.

Включайте множество творческих задач вроде: "Подумать о...", "Рассмотреть...", "Обсудить...".

Записывайте дату рядом с первой записью, которую вы делаете в этот день. Хотя это вовсе и необязательно, это поможет вам отследить свои успехи и продвижение.

Не делайте список труднодоступным, он должен быть под рукой в том или ином виде всегда, когда вам могут прийти идеи.

Обеспечьте себе возможность откладывать некоторые дела, которые могут быть сделаны только в будущем: используйте календарь, органайзер или что-то другое, что вы используете.

Используйте отдельный блокнот для каждого места, т.е. дома и работы, к примеру.

Как это получается у меня?

Неделя 1-я, Неделя 2-я.

Перевод финальной версии (Юлия Галкина).