пятница, 20 февраля 2009 г.

Система управления временем "Автофокус"

Автор системы, Марк Фостер, создал ее, основываясь на своем личном опыте, и, после нескольких недель использования, он заметил, что объем работы, которую он успевает выполнять, значительно увеличился. Причем объясняет он это тем, что в системе отсутствуют предпосылки для откладывания дел в долгий ящик и сопротивлению их выполнению.

Кроме того, Марк отмечает уменьшение стресса. Несмотря на то, что работу все равно приходится делать, система обеспечивает отсутствие препятствий в виде собственного нежелания или ощущения чрезмерной загруженности и принуждения. Марк пишет, что почти любая работа теперь делается им с удовольствием, причем чем больше он доверяет системе, тем больше удовольствия она приносит.

Система позволяет фокусироваться на самом важном. Автор отмечает, что выбирать самое важное и расставлять приоритеты, основываясь только на рациональном мышлении, довольно сложно, поскольку подсознание может считать важным совершенно другие вещи. Марк отмечает, что результат выбора, основанный на этой системе, гораздо вернее, поскольку учитывает текущее состояние дел и ваш настрой.

Очень быстрая работа с рутинными задачами. Марк отмечает, что скорость выполнения рутинных задач возросла экспоненциально. Сюда он включает работу с электро-почтой, ответы на комментарии в блоге, ответные звонки и прочее.

Тщательную проработку больших задач и проектов. Система стимулирует подход "понемногу, но часто" в решении больших задач. В результате любой проект или задача будет проработан в течении какого-то времени методично и полноценно. Другим результатом такого подхода является то, что идеи и догадки возникают в результате настройки на задачу в течении какого-то времени, а не сразу.

Краткая инструкция
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Система состоит из длинного списка всего, что вы хотели бы сделать когда-либо, записанного в блокнот в линейку (25-35 строк Марк считает оптимальными). Как только вам приходит в голову новая задача - запишите ее в конец списка. Обрабатывать же список следует постранично следующим образом:

  • Прочитайте все пункты на странице, не стараясь принимать решения или начинать работу.
  • А теперь перебирайте пункты более медленно до тех пор, пока какой-то не выделится из общего ряда.
  • А теперь возьмитесь за эту задачу и занимайтесь ею до той поры пока вам это нравится.
  • Вычеркните задачу и добавьте в конец списка, если вы её не закончили.
  • Продолжайте работать на той же странице. Не переходите к следующей до той поры, пока вы не сможете пробежать всю страницу взглядом от начала до конца без выделяющихся задач.
  • Перейдите к следующей странице и повторите всю процедуру с ней.
  • Если вы перешли к странице и при первом же проходе вы не встретили задачу, которую вы бы выделили - вычеркните все оставшиеся задачи без переписывания их в конец списка. Замечу, что данное правило, естественно, не относится к последней странице, так как вы туда все еще добавляете задачи. Выделите отмененные задачи маркером.
  • Как только вы закончите с последней страницей - переходите к первой, содержащей незаконченные задачи.
Несмотря на то, что все эти шаги более подробно расписаны ниже, Марк советует начать работать с системой немедленно, и вернуться к остальной части инструкций позже. Не забудьте добавить задачу "Дочитать инструкции к системе Авто-фокус" в ваш список. Не стоит сразу же стремиться добавить все задачи, которые только возможно, просто записывайте их по мере того, как они будут формулироваться в вашей голове.

Подробная инструкция
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Как только вам пришла в голову задача, запишите ее в конец списка.

Одно из главных и неотъемлемых качеств этой системы - то, что вы можете внести в нее что угодно. Марк рекомендует записывать все, что только приходит в голову, даже не пытаясь оценить идею. Система сама оценит ее.

Прочитайте все пункты, записанные на странице быстро, и не предпринимая каких-либо действий.

Такой быстрый обзор позволяет вашему мозгу начать обрабатывать задачи без давления или усилий с вашей стороны.

Теперь читайте все задачи медленно и вдумчиво, пока одна из них не выделится.

Этот момент Марк называет "сердцем системы". Не пытайтесь мысленно расставлять приоритеты - это разрушит баланс между рациональной и интуитивной составляющими вашего разума. Взамен - дождитесь чувства облегчения при виде задачи. Марк затрудняется объяснить, но уверен, что вы легко узнаете это ощущение. Вы просто поймете, что данный пункт готов быть выполненным. Если вы пропустите его, даже дойдя до конца страницы, вы будете чувствовать, что сделать надо было именно его. Как только вы поймаете это ощущение вы поймете, что все сопротивление против выполнения этой работы исчезает, и задача кажется нетрудной.

Работайте над выбранной задачей пока вам нравится делать это.

Не пытайтесь давить на себя и продолжать работать с выбранной задачей дольше, чем вам это нравится. Система призывает вас использовать подход "понемногу, но часто". Как только вы чувствуете, что сделали достаточно - остановитесь.

Вычеркните эту задачу, и запишите ее в конец списка, если вы еще не закончили с ней.

На самом деле лучше сначала записать задачу снова, а уже потом вычеркнуть ее на прежнем месте. Повторная запись задач - важная часть системы. Вы должны повторять все задачи, выполняемые на регулярной основе (работу с почтой, бумагами, физические упражнения), все задачи, которые вы еще не закончили, все, что требует отслеживания (проверка, а не ответил ли уже клиент на отправленные вами вопросы?), и комплексные задачи вроде чтения книги, журнала, просмотр фильма. Марк замечает, что две трети его задач требуют повторной записи в той или иной форме.

Продолжайте работать со списком так же и на той же странице. Не переходите на следующую страницу до той поры, пока вы не сможете пройти сверху донизу без того, чтобы какая-либо задача выделилась.

Использование каждой страницы, как отдельного блока работы позволяет вам получить преимущество "контролируемого откладывания", которое базируется на том факте, что откладывание в данном случае относительно. Другими словами - любая задача становится легкой если выбирать между ней и какой-нибудь еще более сложной задачей.

Переходите к следующей странице и повторите всю процедуру

Вы можете либо очень быстро перемещаться с одной страницы на другую или наоборот - сидеть над каждой подольше - любой способ приемлем, просто позвольте мозгу самому выбирать выделяющиеся задачи.

Если вы перешли к странице, на которой ни один из пунктов не был выделяющимся, значит все оставшиеся невыполненными пункты нужно отменить, не внося при этом в список. Марк советует выделить такие пункты маркером.

Это именно то место где система избавляется от тех пунктов, которые вы внесли без оценок, и которые на самом деле вовсе не нуждаются в вашем внимании. Этот процесс может быть быстрым (например, - в случае если речь идет о книгах, которые вы собирались прочесть), но обычно процесс очищения идет довольно медленно.

Пожалуйста, отнеситесь серьезно к правилу не вносить повторно отмененные задачи. Это вовсе не означает, что вы никогда не должны добавлять их снова, но вам нужно подождать какое-то время, рассмотреть причину отмены этих задач, обдумать нужно ли вообще делать то, что вы собирались, нужно ли подождать, потому что вы не готовы, а может быть такие задачи лишь отвлекают вас от главных целей? Когда вы решите внести отмененные пункты снова, неплохо переформулировать их или разбить на подзадачи.
Выделение отмененных задач маркером облегчает их рассмотрение и анализ.
Помните, что это правило не работает на последней странице, куда вы по прежнему записываете новые задачи.

Как только вы закончите с последней страницей - переходите в начало, к первой активной странице. Марк отмечает страницы, которые не активны, то есть не содержат невыполненных задач, крестиком на внешнем углу страницы, а также обводит кружком этот крест, если нет не одной активной страницы перед этой. Количество активных страниц может колебаться с течением времени. Во время написания инструкции у Марка таких страниц было девять, но были времена когда их было три, четыре и даже все пятнадцать. Эта система, как справедливо замечает Марк (я это уже ощутил на себе), может вызывать зависимость, так что я вслед за автором рекомендую вам определить часы работы. Прекращайте активность как только окончится отведенное время, и начинайте с того же самого места, когда наступит время продолжать работу. Марк признается, что сам не совсем последовательно следует этому совету.

Незавершенные задачи из прошлого
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Вы наверняка уже имеете некоторую историю невыполненных работ и если вы ведете такую историю, по совету автора, вам следует внести все задачи из нее одним махом и позволить Авто-фокусу разобраться с ними. Если вы обнаружите, что какие-то из задач приходится отменять, тогда вам следует задать серьезный вопрос, а стоит ли вам выполнять эти задачи вообще.

Но с незавершенкой все не так просто: большой список старой и необработанной почты, например, может мешать эффективно работать со свежей корреспонденцией. Именно поэтому Марк рекомендует переместить все исторические задачи/письма/бумаги в отдельные папки с соответствующей маркировкой.

Почему это работает
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Система работает, потому что поддерживает баланс между рациональной и интуитивной частями мозга.

Если мы попытаемся жить, опираясь только на рациональные методы, мы закончим составлением плана, который противен нашему разуму, потому что он сам не работает чисто рационально. Всем нам знакомо ощущение, когда мы точно и рационально знаем, что надо сделать что-то так-то и так, но в это же время все наше существо выступает против этого решения.

С другой стороны, если попытаться следовать только интуиции и "природе", то мы будем склонны дрейфовать, следовать импульсам и действовать нерационально.

Однако, когда мы находим баланс между этими методами размышлений, мы можем принимать вполне рациональные решения, находясь в полном согласии со своими чувствами и эмоциями. Система "Авто-фокус" создает условия для подобной работы. Несмотря на то, что Марк постоянно говорит, что "система делает выбор", "просеивает", на самом деле это означает, что система создает условия, чтобы вы могли принимать такие правильные, сбалансированные решения без cтресса.

Что следует делать, а что делать не стоит
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Доверяйте системе. Она поможет вам принимать лучшие решения, чем вы смогли бы сделать без ее помощи.

Не забывайте о здравом смысле. Если что-то требуется сделать немедленно - сделайте.

Не пытайтесь сразу редактировать то, что вы записываете в систему. Если вы будете это делать - вы лишитесь эффективности в расстановке приоритетов, которую обеспечивает система.

Ожидайте, что разные задачи будут выполняться с разной скоростью. Некоторые из них будут сделаны быстро, другие будут тянуться или даже приостанавливаться, а некоторые так и вовсе будут отменены. Именно так все и задумано.

Не пытайтесь использовать эту систему для вещей, которые привязаны к конкретному времени.

Всегда перечитывайте все оставшиеся невыполненными задачи после того, как вы возвращаетесь к странице после перерыва. Это поможет вашему разуму получить общее впечатление о том, что должно быть сделано.

Не забывайте добавлять напоминания и заметки о необходимости проследить за чем-то. Это важная часть системы контроля хода выполнения работы.

Включайте множество творческих задач вроде: "Подумать о...", "Рассмотреть...", "Обсудить...".

Записывайте дату рядом с первой записью, которую вы делаете в этот день. Хотя это вовсе и необязательно, это поможет вам отследить свои успехи и продвижение.

Не делайте список труднодоступным, он должен быть под рукой в том или ином виде всегда, когда вам могут прийти идеи.

Обеспечьте себе возможность откладывать некоторые дела, которые могут быть сделаны только в будущем: используйте календарь, органайзер или что-то другое, что вы используете.

Используйте отдельный блокнот для каждого места, т.е. дома и работы, к примеру.

Как это получается у меня?
Неделя 1-я, Неделя 2-я.

Перевод финальной версии (Юлия Галкина).

25 комментариев:

  1. Алексей, спасибо большое за этот перевод.

    ОтветитьУдалить
  2. Не за что. Рад, что это пригодилось.

    ОтветитьУдалить
  3. Спасибо за перевод. Я использую подобную систему уже давно (хотя и не предполагал, что она имеет название), но в список задач у меня добавлены и те, которые привязаны ко времени (хотя АвтоФокус не позволяет этого делать). Таким образом приоритетность выполнения задачи у меня каждый раз определяется не только "комфортностью сознания" и готовностью ею заняться, но и необходимостью успеть получить результат к определенному дню.

    Все задачи я веду в ежедневнике, а не в абстрактном блокноте, при этом занося новую задачу я сразу помещаю ее в тот или иной день (видя общую свою загруженность по дням), а в случае не выполнения вычеркиваю ее и заношу заново в новый день.

    ОтветитьУдалить
  4. Владимир, любая работающая система - хорошо. Но судя по описанию, это совсем не такая же система и вот почему: Авто-фокус не система планирования. Это система для "делания" и сильная ее сторона именно в том, что она устраняет внутреннее сопротивление и, соответственно, стресс.
    А привязанные ко времени дела Марк и сам советует заносить в календарь.
    Просто таких дел, жестко привязанных, мало. Нет, не из-за отсутствия дед-лайнов, а из-за того, что все получается раньше сделать и без напрягов. Как-то так.

    ОтветитьУдалить
  5. Работаю по схожей системе уже второй месяц, использую abstract spoon, очень удобная прога.

    ОтветитьУдалить
  6. чёрт, больше половины перевёл, а тут зашёл, смотрю появилась ссылка на русскую версию :)

    ОтветитьУдалить
  7. Переводов много не бывает, Глеб. Будет что сравнивать тем, кто не может прочитать оригинал.
    Можно также сообщить Марку. Я уже писал ему о еще одном переводе, не моем. По крайней мере он на twitter.com об этом скажет, а там уже читатели сами решат, какой лучше для них подходит. :)

    ОтветитьУдалить
  8. огромное спасибо за перевод (распечатал)

    не в кассу: прочитал название блога на русском и только после этого правильно прочитал ссылку: IFireRemember :)

    ОтветитьУдалить
  9. Пожалуйста, исправьте грамматические ошибки в тексте.. Помочь? Они мешают читать..

    ОтветитьУдалить
  10. а где этот другой перевод?

    ОтветитьУдалить
  11. Глеб, тот перевод, о котором говорил я - здесь.

    GB, я с удовольствием внесу эту задачу в список, и буду очень признателен за помощь. Только если можно - в почту. Это технический момент и его, мне кажется, можно не помещать в общую ленту комментариев.

    ОтветитьУдалить
  12. Интересно, думаю, как это интегрировать с GTD++. Хотя, возможно, GTD++ самодостаточно, но если проектов и обязанностей не очень много, то можно и переключиться на автофокус, ибо она проще в поддержании.

    ОтветитьУдалить
  13. Анонимный8 мая 2009 г., 08:07

    использую такой подход давно, как-то интуитивно.
    и он особенно оправдан, по-моему, если занимаешься чем-то творческим.
    например, бизнесом, как я.
    но, конечно, задачи/встречи, жёстко привязанные к определённому времени, нужно выполнять по какой-то другой системе.

    ОтветитьУдалить
  14. Несомненно нужен еще календарь или другая надежная система напоминания о срочных (у которых есть срок) задачах.

    ОтветитьУдалить
  15. iFireMember
    теперь я ваш постоянный читатель
    (название блога почему-то читается мной только так, только на третий день соотнес с ним фразу "если вспомню")

    ОтветитьУдалить
  16. Класс! Буду пробовать.
    Времени "пожизни" совершенно нет.

    ОтветитьУдалить
  17. оч-ч-е-нь интересно, уже начинаю пробывать.
    Поиски оптимизации времени, действия и полученого результата всегда интересовали меня.
    искала и ищу различные пути дла себя и для своих клиентов.
    хотела бы предложить для тех кому тяжело вычеркивать проверить
    насколько то что вы запланировали подходит вам,
    насколько это ВАША ИСТИНАЯ ЦЕЛь.
    если зайдете в
    http://www.avatarepc.com/html/Pillar7-Alignment-Rus.pdf
    на странице 15 найдете вопросник который помогает определить ВАШУ ИСТИНУЮ ЦЕЛь.
    Мне ето здорово помогает когда топчусь на месте.
    Наташа Мазор

    ОтветитьУдалить
  18. Этот комментарий был удален администратором блога.

    ОтветитьУдалить
  19. А я вот не совсем понимаю...

    Работы в тетрадку записываются разнородные. Но поскольку никаких тегов и фильтрации в бумажной системе нету, может так оказаться что для задач на первой странице не очень подходящее время/место/настроение/добавьте свое/нужное подчеркнуть.

    Но ведь это наверное не повод ставить на этой странице крест?

    ОтветитьУдалить
  20. По факту — если вы не делаете дело так долго, что его пора вычеркивать — вы не будете его делать в ближайшее время.

    Если идея о нем снова появится — запишите заново, переформулировав/декомпозировав.

    Надо уметь отпускать.

    ОтветитьУдалить
  21. спасибо за перевод. пробую систему в действии.

    ОтветитьУдалить
  22. Этот комментарий был удален администратором блога.

    ОтветитьУдалить
  23. У Марка Фостера действительно замечательные системы. Я сейчас пользуюсь Финальной Версией. Мой перевод инструкции Финальной версии, а также мои заметки по ее использованию можно прочитать здесь: http://serabal.blogspot.ru/

    ОтветитьУдалить