Кем бы?

Если бы успех или неудача зависели от того, кем я являюсь, и что делаю, кем бы я был и что бы я делал? Бакминстер Фуллер

Очень правильный вопрос.

Можно ещё вместо себя подставить вашего героя. Того, кто делает всё правильно, или как теперь говорят – круто. Как ваш герой бы себя повёл.

Такие герои нужны для воспитания правильных мужчин, я убеждён. А их как-то маловато стало в эпоху чрезмерной прозрачности.

Обо всех всё известно и всё. Нет больше принцесс и принцев. Все ходят в туалет. 

Чем проще, тем лучше

Для меня очевидно, что не всякое упрощение улучшает жизнь. Да и вы это можете легко заметить. К примеру, моя жизнь стала заметно лучше, когда вместо ручной коробки передач у меня появилась автоматическая. При этом на самом деле произошло усложнение – автоматическая коробка сложнее и, наверное, – менее надёжна.

Однако упрощение процессов почти всегда играет на пользу. Правил должно быть как можно меньше, и они должны быть максимально простыми. Иначе всё перестанет работать как только вы отвернётесь.

Списки задач у многих, да и у меня самого, столько раз “умирали” именно потому, что от них отворачивались на время. Самой работоспособной будет система, где вы, как на kanban-доске увидите всю картину сразу. Если система не позволяет одним взглядом оценивать своё состояние – она неоптимальна.

Найдите ещё чуточку времени

Для меня, как мне кажется самым продуктивным озарением в этом году было то, что мне нужно по возможности автоматизировать не только очевидно регулярные активности, но и те, которые тоже повторяются, но не так часто, чтобы быть приписанными к регулярным.

С регулярными всё понятно: никто из вас, насверное, уже не думает об оплате телефона, счетов за свет и прочего. Всё это нужно делать автоматически (хотя проверять я бы всё же советовал). А вот задачи, которые повторяются, но не регулярно, на них я лично не всегда обращал свой взор оптимизатора.

Но присмотревшись к ним я понял, почти любая задача, которую я повторяю больше двух раз, заслуживает автоматизации. Это освобождает уйму времени, даже если это и не совсем автоматизация, а всего лишь шаблонный ответ на почту или СМС с обещанием перезвонить, когда вы освободитесь.

Для многих это было всегда очевидно. Я же, несмотря на то, что знал об инструментах, не особо заморачивался. Пока не осенило где я могу взять ещё немного свободного времени.

Посмотрите на свой год. Вспомните что вы повторяете время от времени. Автоматизируйте или заготовьте шаблоны. Сделайте 2014 чуточку свободнее. Время вам пригодится, – год будет тяжёлым.

Пинарик + задачи

Интересная концепция, которая позволяет привязать исполнение задач к календарю, чтобы посмотреть, а сколько вы сделали на самом деле, чтобы проверить, а не занимаетесь ли вы имитацие бурной деятельности.

Абы-что и Только это

Если вы достаточно читали о системах работы с задачами, часто они называются ещё и системами управления временем (хотя это словосочетание имеет мало смысла, по-моему), то вы, наверное, согласитесь, что их можно разделить на две большие группы:

- сделай хоть что-то (Автофокус и все похожие)

- сделай обязательно именно то, что планировал (GTD и другие)

Попытки их скрещивать, на мой взгляд, обречены на провал. На основании своих наблюдений я могу лишь сказать, что люди не только склонны к одному типу ситем в силу их натуры, но и будут склоняться к одному из этих типов в силу текущих обстоятельств: таких как загрузка, настроение, самочуствие и других.

Почему? Потому что даже чрезвычайно упорядоченному человеку сложно исполнять план под стрессом неожиданных внешних воздействий. Это приводит к переключению в защитный режим: "я сделаю хоть что-нибудь", чтобы не было мучительно больно...

Системы первого типа при этом никак не гарантируют то, что любая из задач будет исполнена: когда задач много, вы можете при всех благих намерениях никогда не добраться до определённых позиций в списке.

Системы второго типа принуждают делать всё по формальным признакам, что часто демотивирует, внушая мысль о конвейере и отвращая от работы. В таких системах сложно чувствовать себя счастливым, если только у вас выработка эндорфинов не связана со следованием инструкции.

Как увязать первый тип со сроками, или добавить ощущения свободы воли во второй – большие вопросы, ответив на один из которых для себя, можно стать не только заметно продуктивнее, но и намного счастливее при этом.

Как надо работать

Как надо работать (сборник) (Алексей Капитонович Гастев)
1. Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сложилась модель готовой работы и весь порядок трудовых приемов. Если все до конца продумать нельзя, то продумать главные вехи, а первые части работ продумать досконально.

Просто и лаконично в начале 20 века формулировали основные принципы планирования, согласитесь.

Нечего добавить.

- цель

Минус-цели, или отрицательные цели, часто считаются нелучшим способом мотивации.

Животный инстинкт подсказывает нам либо бегство, либо битву. Причём не все из нас достаточно сильны морально, чтобы ввязываться в драку. Многие всей своей жизнью выработали привычку бежать всегда. И это для них работало. Может быть не лучшим образом, но они же выжили?

Наверное, для таких людей избегание чего-то – вполне подходящая цель. Нужно лишь правильно использовать эти страхи. Нужно и тут определиться с приоритетами: хотите ли вы выглядеть самым рыхлым на пляже в этом сезоне? Хотите ли получить сахарный диабет? А как насчёт отсутствия сексуальной жизни, к примеру? Что страшнее?

Такой список может стать набором лоцмана, и его стоит использовать список того, чего вы не хотите, как компас, чтобы начертить план и приступить к его осуществлению.

Бегите от самых ярких красных буйков. Но не забудьте расставить вехи, указывающие что стоит сделать, чтобы вас не вынесло на страшный риф.

Разворачиваем цикл

Суть любой работы составляют не прорывы и достижения, а то, что повторяется каждый день. Да-да сутью любой профессии является та рутина, которую многие так не любят.
Именно она и составляет те качества, которые делают вас как специалиста в выбранной области. Циклически повторяющиеся задачи непременно приводят к тому, что вы меняетесь и делаете их практически автоматически. Это становится сутью, вашими привычками, то есть тем, что определяет огромную часть вас как личности.
Эти циклы, как знает любой программист, или точнее - любой алгоритмист – главные подозреваемые при любой оптимизации. И правило быстрой и заметной оптимизации просто: вынесите все, что можете за цикл.
Что это означает в случае повышения эффективности вашей работы? Нужно рассмотреть список ваших регулярных активностей и попытаться найти те задачи и действия, которые можно вынести за цикл. Как?
Например, – делегировать какие-то действия кому-то другому, или избавиться от необходимости регулярных действий тем, чтобы спланировать другой способ решения проблемы/задачи. Главное здесь – оставить в цикле только то, без чего он реально не нужен.

И снова о календаре

Казалось бы такая мелочь, как замена одной из сгоревших ламочек, мешающих не мне, а моей жене , к примеру, уж точно не та вещь, котороя достойна календаря, ведь это просто ерунда. Сделаю, когда выдастся свободная минутка...

Ага. Выдастся. Откуда это, интересно, если более важных задач больше чем нужно?

А лампочка — она как бабочка в прошлом, не сменил и гляди — неприятности.

Если вы действительно не готовы выделить время на задачу, прямо скажите, что делать этого вы не собираетесь. Пусть жена вызывает мужа на час. А вы, сидя в офисе, думайте, а чем они таким занимаются, пока  вас нет дома.

Задачи вне времени

Как вы знаете, наверное, многие из существующих методик управления задачами не подразумевают их привязки ко времени, скорее наоборот: считается крайне неверным помещать задачу в календарь, ибо там должны быть лишь действительно привязанные к дате (и к другим участникам, обычно) события.

Все хорошо в этом принципе, он позволяет быть более гибким. Однако он не в состоянии поддержать исполнение сроков, установленных для задачи, проектика и проекта.

Я лично, считаю, что в ваш список к исполнению просто не должны попадать задачи, для которых вы не готовы запланировать день и час. Раз они настолько неважны, что вы не готовы это время заранее выделить - их вообще не стоит делать.

Приклеиться проще к бумажному плану

Поскольку меня, как вы знаете, интересует тема планирования и результативности, я получаю вопросы и/или замечания от людей, с которыми контактирую. Например, я не вижу ничего плохого в бумажном ежедневнике (кроме его неиндексируемости и необходимости сложного дублирования). А это является часто красной тряпкой для полностью “цифровых” людей.

Еще бы, ведь в бумажный ежедневник так сложно вносить изменения. В том-то и дело. Представьте себя, который несмотря на входящую информацию, отбиваясь от срочных проблем, все же упрямо делает... то что он и планировал делать.

Не кажется ли вам, что именно в этом секрет больших успехов многих великих людей прошлого? Упрямо идти к своей цели, не меняя график работы и приоритеты при малейшем дуновении ветерка сверху, сбоку или, кто вас знает, — сзади?

Неплохо быть в хорошем смысле упрямым. Нет, даже не настойчивым, а именно упрямым.

При этом нельзя быть тупым и неотзывчивым.

11 мыслей о задачах

Напоминания — это не задачи.

Помеченные флажками письма — тоже.

Ваша система не виновата в том, что вы чего-то не успеваете делать. Если система есть, конечно.

Никто не успевает всего. Нужно успеть не сделать многое, а сделать как можно лучше важное.

Если вы все-таки пропускаете дела, назначенные на определенный день, значит вы не планируете этот день. Если задача отчего-то действительно должна быть сделана не позже этого дня — всё остальное должно подождать.

Но таких дел немного. См. п.1.

Вы не пропустите важное дело, если разобъете свое время на блоки. 25+5 — отличная схема.

Искуссное планирование — умение сочетать строгость в выполнении намеченных важных дел с гибкостью выполнения срочных.

Исходя из этого, не бронируйте заранее больше 60-65% своего времени. Лучше начать с 40%. Почувствуете силу — увеличите.

Установка даты выполнения — клятва. Не подводите себя, иначе вы себе перестанете верить и любая система забьет на вас.

Дела и цели не тождественны. Вторые порождают первые, а не наоборот. Следовательно при планировании сначала взгляните на цели.

На что ты тратишь свое время?

Ask yourself better questions. Here’s five to get you started: Is this the best use of my time? Is this the best use of my skills? Is this the best use of my energy? Is there a better way to do this? What’s not working in my life right now? Craig Harper Отличные вопросы, чтобы встряхнуться и заняться настоящим делом. Всякий раз, когда хотя бы тень сомнения насчет полезности текущих действий возникает у вас, задайте себе эти вопросы. Сомнения — хороший индикатор. Это то, что некоторые называют совестью. - это лучшее чем я могу занять свое время? - это лучшее применение моим навыкам? - это лучшее на что я должен тратить свою энергию? - нет ли лучшего способа сделать это? - что в моей жизни не так прямо сейчас? Вопросы помогают как с оперативной приоритизацией, так и с планированием. Попробуйте, рекомендую!

70 – нужное число

Почти все, что мы видим вокруг живого в мире, и даже некоторые вещи из неживого, растут экспоненциально, если мы позволим это, конечно. 

Это относится к потреблению энергии в общем, нефти в частном, к росту народонаселения, к количеству машин... да много к чему.

Везде, где есть стабильный, пусть и небольшой рост чего-то, мы имеем экспоненту. Но при упоминании роста на 5-7% люди редко задумываются о том, что 7% роста означают всего лишь то, что через десять лет число растущего удвоится.

Удвоение понятнее, правда? Я тоже так считаю. Довольно точный расчет периода удвоения у вас получится, если вы поделите 70 на количество процентов роста.

Например, к счастью количество ваших клиентов стабильно, но не быстро растет по 2% в месяц, то вы получите удвоение клиентской базы... правильно, через 70/2 = 35 месяцев, то есть через три года. А вы правда готовы к два раза большему количеству клиентов?

Я вроде бы проходил курс математики, но вот так прикладывать его к жизни почему-то перестал. И вытащила на свет это умение лекция, которую я вам крайне рекомендую посмотреть.

Arithmetic, Population and Energy - a talk by Al Bartlett on Vimeo

Календарь и концентрация

Бумага — непревзойденное пока средство стимуляции и поощрения размышлений. Рисуя и записывая в одно и то же время можно легко моделировать и достигать целей.

Электронные варианты бумаги пока меня не совсем удовлетворяют. Поэтому, периодически я пользуюсь бумажной версией календаря для планирования.

Но, искушенный компьютерами, я уже не понимаю, как можно делать календарь таким отвлекающим: ведь каждый день в неделе абсолютно не отличается от другого, они все равноценно претендуют на мое внимание. Выход в виде обведения нужных и важных чисел не так уж плох. Просто он слегка нарушает мои эстетические запросы, добавляя «грязи» к уже испещренному знаками листу.

Именно из этого и родилась идея сделать полупрозрачный, если можно так выразиться, календарь. В нем числа месяца будут представлены незакрашенными цифрами, что даст мне возможность «нажать Ctrl+B» и выделить только ключевые дни месяца.

Первую версию я сделал. Она состоит из двух страниц, первая из которых — собственно месяц, а вторая — «болванка» на день. Число я попробовал представить в виде знакомого всем в России индекса, так, чтобы не тратить заранее массу ненужных страниц.

В качестве своего бумажного спутника я использую тетрадь со сменными блоками и перестановка страниц местами по мере необходимости не представляет никакой сложности — рекомендую.

Вы можете увидеть как незамысловато это выглядит на иллюстрациях ниже. Мне нравится, захотите пользоваться или поделиться мыслями по этому поводу - милости прошу.

PDF файл для формата A5 до конца года.

Paper — back

Есть люди, да и совсем недавний я — такой же, которые считают, что календарь, который нельзя перекраивать по тысяче раз на дню — никуда не годится. Вот и я крайне не любил бумажные календари, и считал, что они — не только трата бумаги, но и потеря моего времени, ведь переписать что-то в таком календаре как минимум сложно, а порой и невозмжно. А вот электронные — круто, смотрите, как легко я перенесу мышкой дело на другой день...

Однако погрузившись в очередной раз в пучину дел, связанных с окончанием года, финансовым и другим планированием, я понял, что именно сейчас планирование и моего собственного времени просто необходимо, жизненно важно. А так как пресс дел и обязательств в это время был велик я поневоле стал более придирчивым и вдруг понял, что если дело или встречу с легкостью можно швырять по календарю туда-сюда, его просто не нужно изначально туда помещать. Если у меня нет необходимости делать дело в это время — зачем я помещаю дело в календарь? Записать его надо, конечно, а вот исполнение его — дело времени.

Оказывается, поговорка «Не делай сегодня то, что можно сделать завтра» не только оправдание для лентяев, но и указание бережливому хозяину своего времени: береги день, не трать его на мелочи. Сделай важное.

Какие выводы лично я для себя вынес из этого опыта?

1. бумажная hard-copy календаря — хорошо, у бумаги не рвется связь с сервером и не садится аккумулятор
2. размещать в календаре нужно то, что действительно нужно сделать в это время, остального не должно быть в календаре (даже в виде задач с due-date).
3. нужно уважать свои планы и не суетиться. Если ты не уважаешь их, кто в этом суетном мире их уважит?

Календарное планирование — хорошая методика, особенно для занятых. Но нужно помнить, что планировать нужно только важное, а день и время нужно выбирать правильно — не откладывайте неприятное, но делайте нужное. Если вы будете ставить даты/время на все подряд — вы неибежно столкнетесь с необходимостью переноса задач, а это расслабляет и подсознание не будет держать обещаний, ведь себя же вы пороть не будете?

Откладывание неважных дел — путь к счастью. Возможно — единственный, кстати говоря.

Большой камень — неделя

Ну или более-менее неделя.

В реальности всё оказалось довольно несложно, однако всплыли некоторые моменты, которые не нужно забывать при планировании.

Например, — не следует забывать об обязательном интервале между большими камнями и делать его меньше 30-45 минут я бы не рекомендовал.

Не следует забывать «убирать рабочее место» после работы с большим камнем: запишите результаты, закройте файлы, очистите рабочий стол и голову заодно. Если в рамках выделенного времени у вас это делать хронически не получается — запланируйте эту уборку в виде 5-15 минутной активности по завершении большого слота.

Большим камнем может быть набор однородных активностей с одними и теми же ресурсами, т.н. текучка. Главное научиться правильно группировать и оценивать её трудоёмкость.

Большой камень

Многие из систем планирования выделяют такие свойства задачи как важность и срочность. И это разумно. При этом довольно часто используется метафора банки или ведра, в которые складываются большие камни, гравий и песок, ну или что-то похожее. Тоже разумно, только вот связь размера и важности/срочности меня смущала, ну не связан временной блок, который и следует выделять при планировании ни с одним этим параметром, а связан он с трудоёмкостью.

Так что же такое большой камень? По-моему — это трудная задача. И именно их и стоит выполнять в первую очередь, по возможности планируя время на эту работу. Затем идут менее трудоёмкие задачи на 15-30 минут, а затем — вся остальная текучка и мелочь.

Дробить на большее количество типов я бы не стал. В связи с этим я проведу эксперимент на себе и при планировании я буду теперь учитывать такие правила:

•  задачи должны иметь не только флаги важности и срочности, но и приблизительную оценку трудоёмкости
• задачи в моем списке будут отсортированы последовательно по этим трём полям в такой последовательности: трудоёмкость, важность, срочность
• в начале планирования дня я размещаю в календарь три и не больше трудоёмких задачи (если есть время, конечно)
• интервал между трудоёмкими задачами не должен быть меньше половины времени, планируемого для первой из них
• среднего размера задачи я выполняю согласно сортировке, не выделяя на них время заранее
• текучка выполняется в периоды, когда времени перед встречей, делом, или любым другим запланированным событием явно недостаточно, чтобы начать и закончить задачи среднего размера

Собственно всё.

Не так и сложно, осталось лишь убедиться, что это работает.

Пожелайте мне удачи.

Новинка

Что характерно, новая версия системы, или другая система часто сразу же поражает своей ясностью и облегчением, которое наступает ну буквально с первых минут.

Но, задумываясь отчего это происходит, можно увидеть, что легче становится не из-за того, что система лучше, а из-за того, что в ней нет всего того, что накопилось и давило. Нет backlog — и сразу легче.

К примеру тот же автофокус: Марк сам говорит «не переписывайте, мол, старый список, записывайте новые задачи, когда они придут в голову...»

Логично — такое облегчение сразу. Но для таких целей проще просто взять и начать новую тетрадь, по-моему.

В поисках системы. Требования

Я не хочу от системы невозможного. Я хочу, чтобы она просто помогала, а не мешала мне делать больше, и не просто больше чего-то, а больше того, что мне доставит удовольствия либо процессом, либо результатом.

Ну а теперь — к пунктам:

1. Система должна быть простой.
2. Она должна гарантировать сохранность задач до их выполнения. Другими словами, я не должен иметь возможности «потерять» задачу, либо забыть о ней.
3. Система должна тем или иным образом поддерживать проекты.
4. Система должна вести меня по фарватеру, демонстрируя цели разного уровня, помогая управлять приоритетами.
5. Система должна заставлять концентрироваться на текущей задачей, устранив отвлекающий шум.
6. Система должна минимизировать необходимость дублирования информации.

Я буду править и дополнять требования по мере работы.

Например наличие требований к информации разного уровня и помощи в концентрации на первый взгляд противоречат друг другу. Можно конечно придумать разные режимы. В случае бумаги это были бы разные страницы, а ПО могло бы просто переключать виды.

Однако именно необходимость переключения и перелистывания сейчас дает мне шанс отвлекаться. А этого я хотел бы избежать.