Структурировать

Необходимость структурирования времени мы объясняем тремя видами влечений или потребностей.
Первый — это стимулирование или жажда ощущений. Многие люди утверждают, что они стремятся избегать возбуждающих ощущений, а на самом деле большинство из них, смеем утверждать, ищут их.
Второй — это жажда признания, стремление к особого рода ощущениям, которые может дать другой человек.
Третий — это жажда структурированности. Люди, умеющие постоянно структурировать свое время, — самые дефицитные и высокооплачиваемые специалисты в любом обществе.
Люди, которые играют в игры (книга 2) (Эрик  Берн)

Про могучие умы

Perhaps when a man has special knowledge and special powers like my own, it rather encourages him to seek a complex explanation when a simpler one is at hand.-Sherlock Holmes

Не устаю себе напоминать, что я часто ищу слишком сложное решение. Если это решение, то кажется, что тут такого? Задача же решена.

Но сложное решение с большей вероятностью ведёт и к ошибкам и к трудностям его поддержки.  Да и время и силы – ресурс огранниченый. Стоит экономить. 

Кем бы?

Если бы успех или неудача зависели от того, кем я являюсь, и что делаю, кем бы я был и что бы я делал? Бакминстер Фуллер

Очень правильный вопрос.

Можно ещё вместо себя подставить вашего героя. Того, кто делает всё правильно, или как теперь говорят – круто. Как ваш герой бы себя повёл.

Такие герои нужны для воспитания правильных мужчин, я убеждён. А их как-то маловато стало в эпоху чрезмерной прозрачности.

Обо всех всё известно и всё. Нет больше принцесс и принцев. Все ходят в туалет. 

Три контрольных в голову

See, you know how to make the resolution, you just don't know how to keep the resolution. And, that's really the most important part of the resolution...the keeping. Anybody can just MAKE them!
Oversimplified? Probably.
But, ask yourself. Why this? And, why now? Or, why again?

Эта цитата меня лично заставляет задуматься над задачами, которые я бывает откладываю снова и снова, назнчая новые даты. Переношу я их намного чаще, чем хотел бы.

Задам в следующий раз эти три вопроса. Может быть поможет. 

Урезонь свою ящерицу

There is the mistake of overdoing the defense of the status quo, the error of investing too much time and energy in keeping things as they are. And then there is the mistake made while inventing the future, the error of small experiments gone bad. We are almost never hurt by the second kind of mistake and yet we persist in making the first kind, again and again.
Two kinds of mistakes, Seth Godin

Сложно не согласиться. На попытки сохранить статус-кво повсюду тратятся огромные ресурсы. Перемены воспринимаются как жуткая опасность, хотя никто на самом деле от таких опасностей и не страдал.

Феномен известный и корнями уходит в ту часть нашего мозга которую часто называют “lizard brain”. В условиях выживания в дикой природе сохранение статуса действительно выгоднее, поэтому это зашито в наши гены.

Но мы не обязаны их слушаться, ведь есть же у нас и другие “мозги”.

Экстремальная Эффективность

- Почему вы много успеваете и относитесь ко всему оптимистично?

- А я просто ни с кем не спорю.

- Но это же невозможно!

- Ну невозможно, так невозможно.

Ты по-прежнему не знаешь

you could read some tips about learning math. You could find a list of 500 indispensable resources for indispensable math resources. You could buy a new “distraction-free math environment.” Heck, there’s actually nothing to stop you from just declaring yourself a “math expert.” Congratulations, Professor. Thing is: you still don’t know math.
“Distraction,” Simplicity, and Running Toward Shitstorms
Merlin Mann

Всё так и происходит. Многие “эксперты” созданы именно так – из наглости и слухов. Ваша экспертиза – не звания и сертификаты, а успехи и результаты.
Современное образование должно учить учиться, а не вдалбливать “факты”, которые теперь нередко опровергаются ещё до того, как студенты покидают стены родного заведения.
Отвергайте желание поставить галочку и повесить на стенку сертификат. Идите туда, где работают. И… платят.

Как правильно крутить хвосты?

Не так редко концентрироваться на главном и не терять энтузиазма при виде огромного списка задач мешало большое количество задач из прошлого. Эти пришельцы легко сбивают с курса, неопытного лоцмана. Было время, когда они казались привлекательными и был задор и желание расправиться с ними. Но времени на них не хватило. Задор ушёл, а задачи остались.

Они переползают изо дня в день в вашем ежедневнике, каким бы он ни был. Они отвлекают от важного и актуального, будят чувство вины. Но на самом деле им уже цена – грош в базарный день. Если вы дожили до того, чтобы читать эту заметку, не сделав их до сих пор, значит они и ещё подождут.

Всегда безжалостно переносите дела, которые по каким-то причинам задержались в список “когда-нибудь”. Если вам не хватило задора сделать их сразу, им незачем отвлекать вас. Сконцентрируйтесь на важных делах, которые беспокоят вас прямо сейчас. А дела из прошлого делайте только тогда, когда освободитесь от важного.

Сбросив груз, вы быстрее сделаете то, что именно сейчас принесёт вам максимальную пользу. Если, конечно, вы знаете, а в чём ваша польза. 

Но это уже тема для другой заметки.

Эта привычка убьёт вас со второй попытки

Многие эксперименты показывают, что люди довольно спокойно относятся ко вредным привычкам, когда последствия отдалены от текущего момента. Для переучивания лучше всего подходит вера в немедленный ущерб. Или наоборот – в немедленное преимущество.

Именно поэтому стоит все свои цели описывать таким образом, чтобы результат был максимально приближен ко времени действия. Это встряхивает наш мозг, и ленивая его часть, доставшаяся нам от ящериц, не тащит вас под знакомый камень.

Что похоже на работу?

Благоприятная возможность пропускается большинством людей потому, что она облачена в спецодежду и похожа на работу.
Томас Эдисон

По-другому на эту тему говорит моя мама:
- Везёт тому кто везёт.

Если ещё помнить что “работать нужно не много, а головой”, то можно преуспеть безо всяких оговорок. 

Дали срок

Abstract—Procrastination is all too familiar to most people. People delay writing up their research (so we hear!), repeatedly declare they will start their diets tomorrow, or postpone until next week doing odd jobs around the house. Yet people also sometimes attempt to control their procrastination by setting deadlines for themselves. In this article, we pose three questions: (a) Are people willing to self-impose meaningful (i.e., costly) deadlines to overcome procrastination? (b) Are self-imposed deadlines effective in improving task performance? (c) When self-imposing deadlines, do people set them optimally, for maximum performance enhancement? A set of studies examined these issues experimentally, showing that the answer is “yes” to the first two questions, and “no” to the third. People have self-control problems, they recognize them, and they try to control them by self-imposing costly deadlines. These deadlines help people control procrastination, but they are not as effective as some externally imposed deadlines in improving task performance.
PROCRASTINATION, DEADLINES, AND PERFORMANCE: Self-Control by Precommitment
Dan Ariely and Klaus Wertenbroch

В чём суть и зачем это здесь?

Сроки, установленные даже мной самим на меня влияют. То есть даже зная, что никто кроме меня этих сроков проверять не будет, я всё равно ориентируюсь на них и, следовательно, они влияют на мою производительность.

Делаю ли я это? Да, делаю. Я активно использую календарь, чтобы лишний раз подстегнуть себя.

Выставляю ли я эти сроки правильно для получения лучшего результата? Как и участники эксперимента, – скорее нет. Всё ещё не редки случаи, когда работа откладывается ближе ко внешим дедлайнам. А это неэффективно. Но об этом вы можете узнать уже из полной статьи.

Лёгкий способ обрести проблемы

Ничто не превращается в проблему столь легко, как то, что делается нами неохотно.
Теренс

Трудно не согласиться. Откладываемые дела – это именно то, что делает многих неудачниками.

Не хочешь делать – отдай дело другому. Всем будет лучше. Не обманывай себя, что сделаешь чуть позже, вот только с духом соберёшься. Отдай дело. Заплати, если надо. Будь свободен.

 

Будь готов! Всегда готов!

Сделайте такую запись в своём ежедневнике на будущую дату, отстоящую точно на четыре недели от сегодняшнего числа: «Дэвид Аллен месяц назад сказал, что кое-что надвигается, что я не могу предвидеть, и что это значительно на мне скажется». Докажите, что я ошибаюсь.
Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни
Дэвид Аллен

Для чего я привёл здесь эту цитату? Для того, чтобы выразить согласие с её автором: у нас нет возможности точно предугадать своё будущее на месяц вперёд. Если говорить откровенно, то срок не так уж и важен. Со мной завтра может случиться то, что я никак не мог ожидать вчера. И сегодня понятия не имею, что ещё может подкинуть моя судьба.

Однако это не значит, что вы не должны планировать свои активности. Не планируя, полагаясь лишь на реактивное поведение, вряд ли можно добиться того, что вы хотите. Однако ваша система, и ваши планы, соответственно, должны быть эластичными. Они должны легко выдержать неожиданность, которая только в этом случае, как и описано в идеальном представлении, сможет превратиться в возможность.

В противном случае велика вероятность того, что неожиданность выбьет вас из колеи надолго.

Проактивность в отношении непредсказуемого должна заключаться в построении хорошей системы  управления вашими делами. Нельзя быть готовым ко всему, но можно постараться быть готовым к любым переменам.

С лица воды не пить

Я знаю людей, которым почти неважна форма. Они любят функцию. Знаю и тех, кто за форму отдаст функциональность и деньги.

Сам же я себя отношу к тем, кто хочет немного функций, но ожидает их красивого исполнения. Лучше красивый и понятный отчёт об одной стороне проблемы, чем многостраничный и трудночитаемый глобальный.

Если вы не подали информацию так, что при первом взгляде ваш корреспондент понял хотя бы 80% посыла, вы напрасно отправили информацию.

RAG хорош, если он правдив.

Чем проще, тем лучше

Для меня очевидно, что не всякое упрощение улучшает жизнь. Да и вы это можете легко заметить. К примеру, моя жизнь стала заметно лучше, когда вместо ручной коробки передач у меня появилась автоматическая. При этом на самом деле произошло усложнение – автоматическая коробка сложнее и, наверное, – менее надёжна.

Однако упрощение процессов почти всегда играет на пользу. Правил должно быть как можно меньше, и они должны быть максимально простыми. Иначе всё перестанет работать как только вы отвернётесь.

Списки задач у многих, да и у меня самого, столько раз “умирали” именно потому, что от них отворачивались на время. Самой работоспособной будет система, где вы, как на kanban-доске увидите всю картину сразу. Если система не позволяет одним взглядом оценивать своё состояние – она неоптимальна.

404 для вашего мозга

Вопрос эффективности в первую очередь связан с пониманием текущей ситуации.

Пока вы не отдаёте себе отчёт на что и как вы тратите своё время, вы не может заметно что-либо улучшить. Надо чётко осознавать, где вы теряете время.

Если вы отвлекаетесь, то у вас наверняка есть привычки, связанные с отвлечением. Куда вы смотрите, когда отвлеклись и потеряли нить повествования? На часы, на смартфон, читаете почту, открываете Facebook? Что выдаёт вам ваш мозг в качестве странички 404?

Поняв и приняв, что у вас есть привычка и у неё есть триггер, можно работать над улучшением процесса.

В идеале вашей “landing page” должна стать ваша система управления делами. Ведёте списки в тетрадке – при первой же возможности загляните туда, а не в смартфон: там ничего интересного.

Привязав к одному триггеру правильное поведение, можно браться и за другие.

Шаг за шагом.

Лучшая мотивация

Post by Sergey Ivanov.

Если есть минутка

Компьютеры, какими бы маленькими они не были, не всегда нам облегчают жизнь. Даже когда они забираются в телефон и делают его "умным". Это известно всем, навероное, но я всё же хотел бы рассказать о своём личном опыте взаимодействия с технологическими чудесами нашего времени в части освобождения, а лучше сказать - оккупации моего времени.

Прочитав довольно много книг о личной и производственной эффективности я знаю (хотя это очевидно и из здравого смысла, просто я не слишком умён), что наибольший выигрыш можно получить упростив или ускорив повторяющиеся задачи. Желательно их вовсе выкинуть, но так не всегда получается.

Например, если кто-то всё ещё каждый месяц ходит оплачивать счета в банк может выкинуть из цикла почти всё, а иногда и вообще всё, превратив проверку счетов в автоматический процесс, который требует проверки раз в квартал, к примеру. То есть можно оплачивать прогнозируемую сумму коммунальных платежей и счетов за электричество автоматически, а раз в квартал сверять показания счётчика и вносить коррективы. Много ли это освободит времени? Если не ходить в банк очень много, а если вы уже переводите всё электронно, но каждый раз снимая показания, то не так много, но всё же можно выкроить полчасика в месяц на своё любимое.

Да, кстати, замечания о том, что не у всех есть карточки и потому не все могут пользоваться благами интернет-банка не слишком актуальны. Карточку вы можете получить порой даже у оператора связи, Мегафон, например такие раздаёт.

Поэтому я чётко осознаю, что при оптимизации своей деятельности мне в первую очередь нужно смотреть на повторяющиеся задачи.

Но вот что делать с этим свободным временем. Кусочки его бывают такими короткими, что мой мозг не успевает спланировать что-либо и тогда включаются привычки.

Я в такие моменты почему-то лезу в почту. Честно. Как будто кто-то заложил программу (а это был я сам), в случае отсутствия плана - проверяй почту.

И это проблема. Потому что такие авто-программы отнимают порой гораздо больше времени и не дают вам приблизиться к цели. Осознавая, что у человека скорее всего не может не быть такой программы, я делаю вывод: лучше, чтобы она была позитивной и ведущей к вашей цели.

Если вы изучаете новый язык, её нужно сделать примерно такой: в случае возникшей минутки - прочти страницу учебника.

Кстати, у увлеченных людей с этим нет никаких проблем. Дети увлечённые чем-то не тратят время ни на что, кроме увлечения, если это возможно. Поэтому вам лучше либо сделать работу увлечением, либо сделать увлечение - работой, чтобы не тратить время попусту.

Начните с чего-угодно

Как правило те, кому интересны системы управления делами более всего склонны  к обдумыванию своих шагов и планированию. Остальные просто не замечают такой потребности. Полное отсутствие размышлений и планирования – крайность, способная разрушить ваши дела с легкостью, однако и думать нужно с умом.

Лишнее обдумывание чаще вредит, чем помогает делу. Нужно непременно понят, что необходимо ограничивать себя почти в любых делах и не тратить силы на то, чтобы спланировать и придумать сверх-детальный план. Во-первых жизнь его почти наверняка испортит, а во-вторых, это может превратить достаточно тривиальную задачу в огромный проект, который кажется практически невыполнимым.

Если мысли всё же завели в тупик, когда не знаешь как подступиться к задаче и с чего начать, важнее всего... начать с чего угодно. Сдвинув фокус на действие можно легко выйти из ступора и разобраться с задачей быстрее, чем ожидалось.

Просто начните с чего-угодно. Помните - "Глаза бояться, а руки – делают".

Новогоднее