Автофокус - как это работает в реальности

Сегодня я всего лишь хочу сообщить о том, что Армен Петросян делится своим опытом использования этого метода.

Неоконченная пьесса для Outlook-а с руками

Я - офисный планктон и я очень люблю Outlook. Может быть потому, что альтернативы нет. Ничто не может сравниться с ним по набору функций и, поверьте, я использую многие из них.

Однако для эффективной работы с информацией необходим не только, а может быть и не столько, инструмент, но и методология. Если вы считаете, что сообщениям - самое место в инбоксе и авто-архивирование - единственное, что вам нужно - вы, скорее всего, получаете мало писем. Папки - тоже сомнительное решение, в первую очередь из-за неизбежного дублирования информации (ведь у письма может быть вовсе не одна тема), и следующее за этим ненужное ветвление переписки, когда понять что-либо становится все сложнее.

Поэтому я для "разметки" входящей почты и, естественно, задач со встречами использую категории. Это и просто сделать - интерфейс удобен, да и цветовое деление идет на пользу, так можно за несколько секунд по цветам определить, а чем это я собственно занимался всю неделю и что же собственно буду делать.

Собственно обработка сообщений в моем случае происходит практически по классическим канонам GTD - я либо делегирую задачу, пересылая письмо (не забыв поставить follow up), либо превращаю ее в свою задачу, либо выполняю сразу и архивирую, как архивирую все, что нужно "на всякий случай" для справки. Ненужное - удаляю сразу.

Поскольку операции типичны, я добавил пару кнопок на тулбар - одна из них архивирует письмо (снимая флаг и отправляя в архивное хранилище), вторая превращает письмо в задачу.

И тут Outlook мне помогает - например, вы почти всегда можете "забрать" горячую кнопку у уже существующего, но не используемого вами элемента интерфейса и повесить его на свою собственную кнопку. А потом - создавать нужный workflow довольно просто, если быть знакомым с элементарными основами VB.

Например, превращая письмо в задачу, я не только копирую текст письма, но и вкладываю его как вложение, для того, чтобы в момент выполнения задачи у меня была и вся информация, и возможность связаться с участниками без какого-либо поиска. Кроме того, после заполнения стандартных полей Outlook показывает мне диалог выбора категорий, что не позволяет мне отлынивать, заставляя четко определить, куда (проект, место и т.п.) относится задача.

На сегодняшний момент мне не хватает лишь кнопки делегирования, но я пока для себя не решил, что именно в данный момент логично делать автоматически. Но я работаю над этим.

Смелее нужно быть. Декомпозируй и побеждай.

Я не знаю как вы, а я за свою жизнь часто сталкивался с главной для меня помехой достижению цели - страхом. Причем это не абстрактный страх, я опасался и опасаюсь слишком крупных задач-шагов.

Именно потому для меня одним из самых важных инструментов планирования является декомпозиция. Хотя что греха таить - планирование чаще всего является почти исключительно декомпозицией и распределением ресурсов.

Именно поэтому я пытаюсь каждый раз, когда я встречаю  сложную ("страшную") задачу, разбивать ее на меньшие шаги, которые не вызывают у меня опасений. Причем у меня есть довольно точный формальный признак, который говорит мне, когда дробить дальше глупо - если задача "помещается" в полчаса - ее уже не стоит делить.

Я могу сделать ее за один "помидор" и концентрацию при этом не потеряю.
Суммируя скажу, если вы отчего-то никак не соберетесь с силами сделать что-либо - раздробите задачу, превратите ее в список может быть и непростых, но уже не страшных задач и вы почувствуете себя смелым и готовым к свершениям.

"Управление" временем

Я много читал, да и сам говорил об управлении временем. Но по-русски это словосочетание точно не звучит. Ну как это так, управлять временем? Что, запускать его побыстрее или останавливать в особо приятные моменты? Маразм, если понимать все настолько буквально.

Чаще всего под этими словами понимают улучшение распределения времени, то есть повышение отдачи на вложенный момент, что бы это не означало для вас лично. Другое слово, которое в данном случае вполне подойдет - эффективность, попытка сделать больше за меньшее время. Хотя "больше" здесь для каждого будет свое, однако факт остается фактом: можно не получить от часа никакого блага для себя, или же провести его счастливым.

Мне кажется, определять все будет не столько скорость работы и навыки, как верный вектор применения усилий. Согласитесь, что эффективно делать абсолютно никому не нужную вещь можно, только получать от этого удовольствие вряд ли получится, если не зарывать голову в песок, конечно. Следовательно, нужно эффективно делать что-то, что ведет к какой-то вполне определенной цели.

Цель же в свою очередь, что бы там не говорили поклонники всяческой визуализации, нам неподконтрольна как таковая. Мы можем контролировать ее достижение лишь опосредованно - через влияние на процессы. Именно это меня убеждает в том, что процесс, то есть сама работа должна делаться максимально хорошо при данных обстоятельствах и... поскольку я не знаю, что в результате выйдет, вдруг война всему помешает, мне нужно получать от процесса удовольствие.

Делаем вывод, что управление временем для меня - выбор правильных процессов и растворение в них для получения удовольствия - flow, так сказать.
Управляйте временем через процессы, задачи, действия - это именно то, что вы можете изменить. Результат же будет таким, каким будет (не вы же один на него влияете). Надо испытывать удовольствие и по дороге. Чего я вам искренне и желаю.

Камо грядеши

Марк написал интересную заметку о том, что не стоит забывать, что кроме конкретной цели есть вообще путь, а котором она стоит, а кроме того - следующая цель, в том же направлении.

Действительно легко добившись одного, сменить направление движения, просто потому, что сбилась ориентация. Марк предлагает всегда держать в поле зрения как минимум две цели, чтобы было ясно, а зачем все это и куда ты идешь.

Данная концепция, на мой взгляд, хорошо перекликается с правилом 5-ти почему. И теоретически, упражнения по "проверке прицела", можно проводить именно так - задавая себе последовательно 5-ть вопросов о том, почему (зачем) ты хочешь добиться данной цели. Куда ты идешь?

Это позволит охладить пыл, где он не нужен, и вылезти из буерака, куда попал в запале.

А что еще?

Пока человек не избавится от страшно вредной привычки надеяться, мы не перестанем верить в существование панацей. Существуют и рекламируются такие панацеи и в области личной эффективности и управления временем и делами. Часто авторы преподносят одну фразу, которая якобы все решит.

Снабдив эту фразу подпорками, а то и целым фундаментом из филосовско-размытых утверждений, ее продают. Это бизнес и он будет работать покуда есть у нас надежда. А она, как известно, умирает последней.

Я сделаю то же самое – дам вам одну фразу. Но не буду говорить, что это панацея. Я просто замечу, что она может изменить то, как вы общаетесь. С клиентами, друзьями, родственниками – со всеми, с кем вас связывают ваши интересы.

Если вы когда-нибудь звонили в западную службу поддержки (у нас тоже это начинается), то вы знаете, чем обычно завершается диалог. Вас спрашивают, может ли ваш собеседник еще что-то для вас сделать. Это записано в схему и звучит механически.

Я не предлагаю просто шевелить губами под заезженную пластинку формальных инструкций. Я предлагаю сделать следующее. Каждый раз, когда вы делаете что-то для кого-то, будь-то постройка межгалактического крейсера или заточка карандаша, попробуйте задать себе лично этот вопрос: а что еще вы можете сделать для этого человека прямо сейчас? Задав – сделайте.

Поверьте, все изменится. Люди любят как ничто на свете получать чуть больше, чем предусмотрено контрактом, будь он юридическим или социальным.

Желаю успехов.

Второй. Сиквел редко бывает удачным

Это субъективно. Марк выдал на гора инструкцию, теперь уже - окончательную, второй версии "Авто-фокуса". Черновик, который я перевел, меня порадовал, так как там решались некоторые из проблем, встречавшиеся мне. Но вот полная инструкция, которую я начал было переводить меня демотивировала.

Система мне нравилась не в последнюю очередь тем, что она была проста, а простота - один из ключевых факторов успешного применения. Вторая версия вовсе не показалась мне простой, к сожалению. Да, ее можно применять и она лишена некоторых недостатков первой, но она для меня чуточку сложнее, чем я хотел бы.

Пока я даже не определился буду ли я ее использовать и даже буду ли я заканчивать перевод.

That's all, folks.

Авто-фокус. Версия 2

Если вы еще не заметили, то я вам сообщу, что «Авто-фокус» шагнул ко второй версии. Автор системы решил учесть результаты своей работы, а так же замечания, полученные в группе обсуждения и выработать подходы, устраняющие проблемы. Я не буду ничего выдумывать от себя, а постараюсь просто перевести заметку автора.

Цели создания второй версии:

• Облегчение обработки срочных и важных дел
• Более сбалансированный подход к дню целиком
• Более быстрая работа с большими или сложными задачами
• Устранение тенденции к замедлению обработки списка
• Более быстрое устранение ненужных задач
• Более простое и точное вычеркивание, устраняющее промашки
• Отсутствие нужды в дополнительных списках
• Устранение необходимости в трюках и обходных путях, которые придумывали пользователи, из-за несовершенства первой версии

И все это – без потери достоинств первого «Авто-фокуса»

Что осталось похожим:

• Всего один список для всех дел
• Задачи записываются безо всякого обдумывания и оценки
• Задачи исполняются, когда они выделяются самим подсознанием
• Вычеркивание дел похоже в принципе, но реализовано по-другому.
• В целом система предназначена решать те же самые задачи. Целей создавать формализованную систему управления проектами автор перед собой не ставил и в этот раз.

Отличия второй версии:

• Страницы теперь не рассматриваются как отдельные списки
• Система работает с одним большим и незаконченным списком, а не с серией закрытых

Преимущества этой версии:

• Все задачи в списке потенциально доступны в любое время. Это решает проблему со срочными задачами и задачами, которые нужно сделать в тот же день.
• Намного проще разбивать задачи на подзадачи, внося их прямо в список.
• Вычеркивание задач не ставит вопроса ребром «все или ничего», что дает возможность вести один список и для домашних и для рабочих дел.

Недостатки системы:

Автор нашел лишь один недостаток – процесс нахождения следующей задачи может занять более долгое время, если задача находится ближе к началу списка. На самом деле тут есть и преимущество – читая все задачи мы получаем более точную картину того, что нам предстоит сделать.

Как работает система

Добавление задач происходит абсолютно так же, как и в первой версии. Разница возникает уже в процессе работы со списком:

1. Начните с последней задачи в вашем списке
2. Читайте задачи с последней до первой до тех пор пока не встретите ту, которую нужно сделать, которая выделилась в вашем сознании.
3. Выполните задачу целиком или частично и вычеркните ее.
   
4. Внесите задачу в список снова, если в этом есть необходимость.
5. Повторите шаги 1-5.

Замечу, что после работы над задачей не следует продолжать движение к началу списка, необходимо снова вернуться в конец. Поскольку список будет постоянно расти, это даст вам возможность не пропустить срочные или важные дела, добавленные недавно, что повысит доверие к системе.

Вычеркивание невостребованных задач

Каждое утро вам следует перейти к самой старой странице, на которой есть невыполненные дела (активной странице) и подчеркнуть самый первый блок невыполненных до сих пор задач. Все эти задачи теперь «взяты на заметку». В блок может входить сколько угодно задач, начиная с одной.
В начале следующего дня вам предстоит вычеркнуть все невыполненные задачи из этого блока. Марк рекомендует вычеркивать их маркером, чтобы облегчить обзор в дальнейшем.
После этого нужно отметить новый блок уже для текущего дня.

Как читать список

В начале дня после выделения блока задач, которые могут быть вычеркнуты, Марк рекомендует прочитать весь список еще до начала какой-либо работы. Причем в этот раз читать следует с начала до конца, уделяя особое внимание именно тем задачам, которые могут быть вычеркнуты уже в ближайшее время.

Как начать

Марк рекомендует начинать с пяти простых задач, и добавлять остальные по мере их возникновения в течение работы. Это обеспечит актуальность списка.
Если вы хотите, вы можете использовать и список, оставшийся от «Авто-фокуса», но большинству, скорее всего понравится все начать с начала.

Предупреждения

Не переносите бездумно все задачи из старого списка в новый и не записывайте сразу все возможные и невозможные дела, до которых вы сможете додуматься. Если вы это сделаете, вы заполните список огромным количеством материала, который будет невозможно усвоить за короткое время. Воспротивтесь такому желанию, лучше начните, как советовал Марк, с пяти несложных задач.
Также следует сопротивляться желанию продолжать идти обратно по списку после выполнения очередной задачи или ее порции. Стоит всегда возвращаться к концу списка и начинать каждый раз оттуда.

Я все еще здесь

Нет, несмотря на мое отсутствие здесь, я вовсе не пропал под лавиной текучки, и тем более даже не думал забрасывать Автофокус. Наоборот, попробовав многое из "вариаций", которые приходили мне в голову самостоятельно, или подсмотренные на формах, я убедился, что для меня лучше всего подходит именно классический подход.

Из итогов - я закончил первую 48-страничную "тетрадь" с рабочим списком и значительно потрепал домашнюю.

Будем жить дальше. К сожалению, я не буду обещать писать сюда сколь-нибудь регулярно. Я просто не считаю, что большее из того, что я смог бы написать стоит чьего-либо внимания. Буду писать, когда будет что предложить.

Пинарик

Название «пинарик» придумал не я, хотя нахожу его подходящим – предлагаемый вашему внимания календарь, не календарь в обычном смысле – это именно мотиватор, который может и пихнет вас в бок или пнет хорошенько.

Если только вы не забудете на него посмотреть. Существует Web-приложение, реализующее эту идею. Для меня же все же больше подходит бумажная версия. Именно поэтому я подготовил PDF-файл, рассчитанный на формат A5, хотя при печати вы можете выбрать и другой, подходящий вам больше.

В чем суть «пинарика»? Это календарь ваших свершений. Он создан для того, чтобы вы отмечали в нем, как вы проводили день за днем. «Качество» вашей жизни авторы призывают выражать цветом. Ну а я, как всегда, стремлюсь к простоте и просто закрашиваю черным, правильно, - «черные» дни. Дни, в которые я, как мне кажется, сделал не все, что мог бы. То есть те, которые я прожил не так, как хотел бы.

Идея понятна? Ну и результат, если вы не будете лениться, скорее всего будет – посмотрев насколько «черен» календарь, можно понять, а не стоит ли что-то поменять прямо «в консерватории».

pinarik_rus

Как я боролся за сон

Я пробовал разные операционные системы, разные их версии и подвиды. На сегодняшний момент я все еще придерживаюсь мнения, что для серьезной работы (дома) я могу использовать только две - Windows и Mac OS. Объяснять почему это так я сейчас не буду, может быть как-нибудь в другой раз. А сегодня я хотел рассказать о том, как я боролся с новым "железом".

На самом деле я редко-редко делаю обновление своего "железного" парка - только при поломках или откровенной неспособности его справляться с рутинными задачами. И вот недавно настал такой момент: фотографии стали весить по 11 мегабайт каждая, смотрю я все больше HD и старая лошадка стала явно тормозить. Пришлось купить железки поновее.

Когда покупал предыдущий компьютер, я еще не был слишком далек от железа. Все же в начале карьеры я знал и помнил параметры, классы аббревиатуры и прочее. Сейчас же пришлось потратить пару-часов, чтобы найти очень правильного друга, который делал апгрейд передо мной и довольно тщательно проверил рынок. Правда другой способ решать проблемы? Сказывается лень менеджера? Делегирую, едят тя мухи.

Решив проблему быстро, заказав все еще быстрее я почти так же быстро все собрал (руки-то помнят). И оно даже сразу заработало! Ну не все, признаться - динамик в корпусе я так и не смог заставить издавать звуки. Но кому он нужен? Зато все остальное меня поразило своей тишиной и скоростью.

Перейдя с одного ядра на 4-ре и с двух гигабайт на 8 я испытал экстаз, которого ни разу не получал, пожалуй, от простой замены железок. Компьютер не просто стал быстрее он просто несравнимо быстрее предыдущего. Такого прироста мощи я не ожидал. Но зато я получил и некоторые сюрпризы. И именно они, а вовсе не мои восхищения, должны были быть главной темой поста.

Сюрпризы были интересными - ведь появилось куча новых технологий, но сегодня я расскажу об одном, конкретном - сюрпризе с питанием. Если коротко - компьютер отказывался спать нормально, он просыпался в самое неподходящее время, будя и пугая домочадцев. И я не мог все оставить как есть, зачем же я получал высшее образование, по-вашему?

Я изучил BIOS Setup, настройки управления питанием Windows 7 и попутно узнал много интересного о "зеленых" инициативах в мире железа. Мне все это понравилось, я хотел, чтобы компьютер спал, когда не нужен мне. Но не мог этого добиться - он просыпался, будто ему мешал комар, честное слово.

Но я же упрямый, я читал дальше, и все же нашел возможную причину, которая и подтвердилась: компьютер будили сетевые пакеты, адресованные ему. Все просто и об этом нужно было подумать в первую очередь: роутер умный, куча других сетевых устройств, именно они и были теми комарами. Кстати, я не знаю кто конкретно будил компьютер - Vista, Mac OS или Linux на роутере. Я подозреваю последнего, но фактов нет. Да и все равно мне. Главное - сейчас у всех совершенно здоровый сон.

Опасность маловероятного

Читая Талеба и размышляя, я задумался о том, что я сам часто забываю, что чем менее вероятное событие я беру в расчет при планировании - тем осторожнее мне нужно быть с оценкой его влияния.

Почему?

Да потому что чем реже я с явлением сталкиваюсь - тем меньше я о нем знаю, и тем легче мне будет недо- или переоценить его влияние.

Хорошо, если есть чужой опыт на этот счет - это облегчает дело до какой-то степени, но не любая чужая одежка приходится впору. Особенно если событие связано с эмоциями.

Отвлекаясь

Информация о пробках – это благо. И в машине это благо еще больше. Я не знаю как вы, а я вовсе не избалован такими сервисами. Нет, я знаю, что они есть. Но для мобильников это платные сервисы с неизвестной степенью удобства. А открывать полноценные Яндекс- пробки, хотя теперь уже и возможно, но в общем-то неудобно. Да еще посчитайте количество информации, которую вам придется получить по неспешным и дорогим каналам, короче – как-то не совсем то.

Потому я и удивлен, что тот же Яндекс, к примеру не вышел с каким-нибудь более другим приложением. Приложением сочетающим низкие требования к трафику, наглядность и простоту навигации с зарабатыванием денег не на конечных пользователях. Кстати, операторам мобильной связи это тоже было бы выгодно.

Итак идея.

Я предлагаю рассматривать такое приложение как состоящий из двух частей комбайн: первая часть представляла бы из себя программу настройки, а вторая – собственно интерфейс. Причем при настройке пользователь мог бы задать 3 маршрута одновременно (ограничение связано с Screen Estate, ну а для купивших Premium статус можно выбрать и более другую цифру). Причем лучше, если бы система ассистировала в прокладке маршрута, ну как делает любой мало-мальски грамотный GPS-навигатор.

Во время движения же пользователь любовался бы на простой интерфейс, который бы показывал цветовым кодированием состояние выбранных им ранее маршрутов. Да, изменить маршрут в таком случае вряд ли получится прямо в движении, но это в любом случае сложно делать прямо за рулем, да и маршруты у нас с вами чаще всего одни и те же – с работы/на работу.



Выбрав же более подробный просмотр конкретного маршрута, пользователь смог бы увидеть список улиц, по которым ему предстоит ехать с цветовым кодированием пробок.

Читался бы интерфейс легко, а при этом периодическое обновление сведений тратило бы минимум трафика – ведь никакой графики, а информацию для уже выбранного маршрута так вообще состоит из списка «баллов» для каждого из участков движения, или мы не в век AJAX живем?

А теперь о последнем, но вовсе не неважном – о деньгах. Как вы видите, я предложил лишь одну форму получения прибыли – подписку на расширенный сервис. Но это вовсе не единственный метод, который я вижу.

К примеру, авторам сервиса было бы целесообразно продавать рекламное место на «улицах» города. Чем не вывески? Яндекс или Google смогли бы мне показывать еще и релевантную рекламу, к примеру, зная, что я постоянно ищу порно – показывали бы вывески интим-магазинов и массажных салонов, ну а добродетельному отцу семейства – вывески хозяйственных магазинов и супермаркетов.

Вы скажете зачем эта информация в виртуале, если я и вживую увижу эти вывески? А вот не так это. Ну сами подумайте, вы каждый день проезжаете мимо вывески «Мадригал», а не знаете, что там продается самые лучшие «инструменты» для жесткого секса… И примеров таких много, ведь вывеску нотариуса за кустами и не разглядишь, туда же отправляются многие библиотеки и клубы по интересам, музыкальные магазинчики, кафе в неудачном месте и прочие.

Ну и сотовые операторы - байты и минуты - их доход. Надо делиться.

Продуктивное ничто

В своей собственной жизни я постоянно наступаю на грабли, и, к сожалению, - не всегда по одному разу. При этом мой собственный зуд и желание постоянно, что-нибудь да делать, я легко замечаю и в других. Мне кажется - это естественно.

Как естественно и то, что для многих и многих, как и для меня этот зуд превращается в бесконечную суету, круговерть дней и недель, когда вроде бы ты и занят постоянно, а оглянувшись не можешь сказать, что сделал. Нет, не делал, а именно сделал.

Именно желание сделать и приводило меня в лоно систем управления личным, да и не только личным, временем. Однако любая система может дать осечку. Нет, не в том, что она для вас не подойдет. Просто вы можете просто начать крутиться сильнее, быстрее... Суета становится более эффективной... Забег превращается в спринт с препятствиями, а надо было готовиться к спортивному ориентированию.

Но бинокль и компас с картой где-то потеряны под фантастически длинным списком выполненных дел. Каждое из них вроде бы и закончено, но если рассмотреть их издалека, то все это напоминает броуновское движение. А поняв это, сложно говорить о том, что ты активно вмешиваешься в свою жизнь, ведь такие броуновские скачки в конечном счете мало чем отличаются от простого плавания по течению.

Не стоит задирать нос перед обывателями, если цель туманна, а путь даже не намечен.

Потерянное время

Пробки - почти неизбежное зло теперь уже не только больших, но и маленьких городов. Масштабы, конечно не те, но все же.

Каждый раз, попадая в это вязкое место, я понимаю, что мне жутко жаль потерянного времени. Но, даже напрягая свои не особо мускулистые мозги кажется до предела, я не смог найти слишком уж много возможностей потратить время с толком.

Многие возможности отпали из-за того, что я патологически не люблю нарушать правила, если это не обусловленно явной необходимостью. Может быть я и наивный, но мне кажется, что правила, как это ни пафосно прозвучит, написаны кровью. Кровью, а то и жизнью тех, кто доказал, что некоторые вещи нужно делать именно так.

Потому отбросив разговоры по телефону (без гарнитуры) и просмотр видео или чтение, я остался лишь с аудио-книгами, радио и обдумыванием каких-то идей. Причем с обдумыванием у меня не все сложилось: на лицо проблема фиксации мыслей. Быстро меняющаяся дорожная обстановка столицы требует к себе искреннего и неподдельного внимания, именно потому мысль обязательно нужно фиксировать.

Диктофон - единственное, как мне кажется, решение, хотя я не очень люблю расшифровывать записи. Потому фиксация мыслей в машине для меня кажется возможной только на мобильный телефон, укомплектованный гарнитурой (которую я тоже не люблю).

Поскольку, как вы видите, я не открыл ничего заслуживающего внимания, в этом вопросе, я осмелюсь попросить вас отписаться на обе темы: 1) что можно сделать в пробках, когда вы за рулем, 2) как можно фиксировать мысли в машине, не жертвуя своей безопасностью?

Спасибо.

Вызов. Принимать нужно, а вот бросаться напролом - не стоит

Давно и не только мной замечено, что сложная задача, стоящая на грани возможностей и текущих знаний, бросает вызов хоть сколько-нибудь амбициозному или просто любящему свое дело человеку. Вызов заводит, настраивает на исследование вопроса и на поиск его решения.

Соответственно можно сказать, что такая задача мобилизует и мотивирует меня, как человека, и, если идти немного дальше - в какой-то мере подчиняет меня себе. Я не буду спорить с теми, кто будет возражать против такой вольной привязки человеческих качеств какой-то бездушной сущности. Просто для сегодняшней заметки так удобнее.

Подчиняясь, пусть и на время, идее, очень легко пасть жертвой перерасхода сил и времени. Увлеченность придает приоритет задачи и, вспоминая сколько раз я увлеченно растрачивал время на то, что стоило бы делать постепенно, я подумал, что Марк прав, говоря, что нужно обязательно использовать time-boxing при работе с "Авто-фокусом".

Чрезмерные и непрерывные усилия приводят как к усталости, так и к потере интереса и к задаче и к системе, которую вы используете. Не стоит терять аппетит переедая. Нужно просто выделять временные ячейки, если даже не на саму задачу (это я лично считаю перебором), то на кусок непрерывной работы с вашей системой, будь то "Авто-фокус" или что-либо иное.

Резюмирую:
Следите за временем и используйте тайм-боксинг.

Авто-фокус. Пять недель

Знаете, а я никогда еще так долго не работал ни с одной системой без желания что-то поменять. Ведь обычно почти сразу возникает желание что-то подкрутить, где-то подкрасить, в чем-то укоротить. А тут - нет никакого желания. Все просто работает.

Я пытаюсь следить за собой и записывать моменты слабостей. Например:

• мне нужно следить за тем, чтобы сначала записать недоделанную задачу в конец списка, а только потом - вычеркивать ее. Возникает соблазн оптимизировать перелистывания, а в результате возникает звонок, посетитель, проблема и запись откладывается на неопределенное время. Это если о ней вообще вспомнить сразу удастся.
• для меня гораздо удобнее пользоваться одной тетрадью и для дома и для работы. Правда страницы у вставленных блоков разного цвета, так что я не плутаю. Просто не приходится таскать с собой две тетради.
• также мне удобнее использовать только одну сторону листа (правую) для задач. Левая же отведена для заметок, обычно относящихся к одной из задач. После их "усвоения" я их тоже вычеркиваю, чтобы они не отвлекали внимание.

Вот в общем-то и все. Буду держать вас в курсе.

Кто на новенького?

Не знаю как вы, а я несмотря ни на что, люблю пробовать что-то новое. А поскольку я в свое время увлекся темой организации труда и нахождения способов не упустить что-то из внимания и не прослыть необязательным человеком, то я пробую и новые системы управления временем и делами. И я в этом не одинок: если вы взгляните на группу, посвященную тому же «Авто-фокусу», то вы увидите, что многие и многие пользователи из разных стран постоянно пробуют новые системы.

Но почему? Неужели старые всегда настолько плохи? Я в это просто не могу поверить. Со времен появления письменности, наверное, были системы, которые вне всяких сомнений работали. Просто мы как-то приучились (благодаря маркетингу и рекламе, наверное) быстро привыкать ко всему в своей жизни. Любое увлечение становится скоротечным. Особенно это заметно, если появляется новинка.

Но это, мне думается, не единственная причина. Кроме всего прочего, сверх-упорядоченные системы обычно требуют довольно много внимания к себе, к своему развитию и поддержке. Это утомляет и, когда очарование проходит, а ожидаемых результатов нет, наступает разочарование. Но ведь те же самые сверх-упорядоченные правила, принципы и положения часто и привлекают к системе. Кажется, что уж с такой-то организацией ты точно не прогадаешь.

Каков парадокс. Как бактерии в молоке в конечном счете губят сами себя так и любая система должна быть построена так, чтобы на нее саму пользователю приходилось ухаживать не больше, чем он ухаживает за карандашом, или столовой ложкой. Иначе она обречена на постепенную утрату интереса.

В очередь!

В современном, перегруженном информацией окружении порой очень непросто держать в голове все, что хотелось бы удержать. Методы борьбы с этой проблемой давно известны, но большинство из них, на мой взгляд, сводятся к элементарному призыву "записывай!" И это действительно работает, причем почти любая система, и особенно - Авто-фокус, годна как для самой записи, так и для выполнения намеченного.

Но все же есть активности, которые даже Марк призывает делать постепенно - как чтение, просмотр видео или прослушивание какой-либо аудиоинформации. И тут я лично не могу обойтись без помощи компьютерных программ. Согласитесь, как-то глупо записывать на бумагу место на котором ты остановился в просмотре или какой файл стоит просмотреть (во всех смыслах) следующим. "Глупо" - неверное слово, и бумага будет работать, просто я потрачу время на нахождение файла и места в нем, которое можно было бы потратить с куда большей эффективностью.

Именно потому я постоянно выделяю те программы, которые избавляют меня от необходимости делать что-то вручную. Приведу несколько примеров таких программ,

разбив их по виду деятельности.

Чтение

Встроенный в Mac OS инструмент для просмотра PDF меня устраивает в этом смысле полностью, он не только запоминает позицию где я остановился без моего вмешательства, но и дает возможность сохранять закладки.

В Windows такими же хорошими особенностями обладает Scientific and technical documentation viewer.

Несмотря на свое несколько корявое название и аскетичный, но не элегантный дизайн, программа умеет не только сохранять вашу позицию в книге и создавать закладки, но и делает это для книг в формате DjVu и TIFF.

Это было одной из самых чудесных находок, которые я сделал за последний год.

Для тех, кто ищет более симпатичного интерфейса и согласится довольствоваться только PDF, я могу посоветовать Adobe Digital Editions, - вполне зрелая программа, правда несколько тяжеловатая, как почти вся продукция этого производителя.

Просмотр видео

В данном вопросе я не пришел к какой-то одной программе, но я могу сказать, что теоретически отслеживание того где и когда я остановился и чо должно быть за тем можно возложить на всевозможные медиа-плейеры с поддержкой библиотеки. Однако, пока я не нашел чего-то удовлетворяющего меня простотой в использовании и потому не буду судить об этом. Сейчас почти все мои просмотры я провожу в Mac OS и пользуюсь встроенной возможностью этой ОС - цветными ярлыками. 

Все обработанные (просмотренные) файлы я отмечаю серым. (Это касается действительно всех файлов: просмотренных, прочитанных, записанных и прочее, а не только видео). Это позволяет мне легко избавляться от уже ненужного старья, когда настанет время: Mac OS помогает в течение секунд выбрать все файлы с любой цветной меткой.

Сейчас я подумываю и о том, чтобы автоматически отмечать все файлы меткой, которая стала бы признаком того, что файл в очереди и нуждается в моем внимании. Но, хотя я знаю теоретически, как это сделать, я пока не обдумал нюансы и не сделал.

Аудио

Здесь я скорее скажу о подкастах и аудио-книгах. Часто я не могу прослушать весь сюжет сразу (это же касается и видео-подкастов) и тут мне на помощь приходит iTunes, - нелюбимая многими программа, которую я считаю незаменимой в данной деятельности. Мне не нужно помнить где я остановился - я просто выбираю сюжет, который есть в моем списке Авто-фокуса и он начинается на прерванном месте. Так, мало-помалу я успеваю просмотреть массу интереснейшей документалки, о которой только мечтал из-за иллюзии нехватки времени.

В последнее время я все больше задумываюсь о том, чтобы придумать или найти способ, автоматизировать сохранение и добавление (и, возможно, - конвертацию формата) в библиотеку сюжетов с популярных медиа-хранилищ. Меня несколько смущает необходимость ручной переметки сюжета на youtube, к примеру. Я бы хотел, чтобы этот сюжет "работал" так же как и любой видео-подкаст, который я сейчас смотрю. Но это будет позже.

Вкратце это все на сегодняшний день, но я был бы рад, если бы вы поделились своими способами работы с длительными активностями.

Единственный способ разбогатеть

Существует, наверное, только один надежный способ стать если не богатым, то обеспеченным – нужно тратить меньше, чем получаешь. Некоторые называют такую позицию неактивной, мол надо искать как заработать побольше. Но факт – упрямая вещь, сколько бы вы не зарабатывали, для того, чтобы не просить взаймы надо тратить меньше. Причем чем больше заработок – тем легче перебрать, ведь прививается привычка к излишествам.
Но это деньги, и тут вряд ли кто-то будет возражать, а что насчет других ресурсов? Например, время, разве можно потратить больше чем у вас есть? В сутках двадцать четыре часа, с этим не поспоришь. Но вы попробуйте вспомнить тот момент когда вы произносили фразу «я просто не успел..» и сразу поймете, что потратить больше чем есть – можно. Ведь вам не хватило того, что было, не так ли?
Взять время взаймы не получится, мы не в фантастическом рассказе и потому стоит как-то подготовить себя к тому, что время нужно тратить экономнее. Системы управления временем – штука хорошая, но, как любой инструмент, они могут использоваться с толком, а могут лишь занимать все ваше время тем, что вам в общем-то и ненужно, заставляя тратить все подчистую, не оставляя никаких «запасов».
Планирование – вещь жизненно необходимая, но планировать свое время нужно так, чтобы тратилось не все, что вам отпускает природа. И лишнее время не должно идти на выполнение задач, вспоминая закон Паркинсона можно с уверенностью предположить, что вы так ничего хорошего не добьетесь. Напротив, вы просто обязаны жестко ограничить себя и, соблюдая границы, выделить совершенно свободное от всяческих обязательств перед кем бы то ни было, включая себя самого, время.
Если «припрет» вы его потратите, но повод должен быть равноценен пожару, иначе никакого смысла не будет, как нет смысла в резервном фонде, который можно распотрошить, когда не хватает денег на новую безделушку. Безделушка – не экстренный случай. Забудьте о ней. И, - оставьте время для себя.

Парето нам в помощь

Интересная статья (ENG) о том, что знание принципа Парето и законов Паркинсона сами по себе ничего не дают, стоит извлекать из них пользу самому.

Если задуматься что это за законы, то легко придешь к выводу, что это всего лишь статистика, которую пытаются поставить на службу человеку. И, вспоминая мудрых, надо ставить на тех, за кого цифры.

В данной же статье автор описывает метод оценки дел по критериям, отличным от стандартной матрицы Важный/Срочный. Нет, он, правильно обращается к схеме Вложения/Отдача.

20% нашей активности приносят нам 80% благ, удовольствия, счастья.
80% оставшихся процентов – то, что приносит мало, но забирает силы.

Оценим и перевернем?

Нет худа без добра

Одно хорошо в плохом посте Левитаса - он пропиарил Талеба, и не слишком близкие (от «недалекие») читатели м.б. поищут, что же это за человек такой, Талеб.

Не зная броду...

Учась чему-то и начиная понимать закономерности в той или иной области, очень сложно удержаться от суждений, которые кажутся логичными. Озарение - вдохновляющая штука, вроде наркотика, который дарит ощущение всемогущества. И это обычно бывает серьезной ошибкой.

Например, как консультант вы можете попасть на предприятие и ужаснуться тому, насколько нелогично все устроено. Я бы посоветовал вам в этот момент остановиться и поразмышлять, отчего все вокруг работает уже довольно долго, может быть не так успешно, но работает, и кажется вам при этом нелогичным? Как замечает Акофф, нелогичными обычно бывают выводы наблюдателя, а вовсе не поведение наблюдаемых.

Обосную. Вы не видите логики потому, что цель, которую вы поставили перед собой для вас очевидна, и ее нельзя добиться тем способом, который сложился исторически. Но это вовсе не означает, что поведение системы нелогично. Просто вы не успели заметить интересов и целей другий участников системы. Именно баланс интересов всех участников и приводит к формированию логики данной конкретной системы.

Поэтому для полноценного анализа нужно рассмотреть интересы как можно большего числа заинтересованных (то есть всех, на кого у вас есть материальные или временные ресурсы), а уже затем пытаться давать советы, которые позволят системе приводить к цели, которую перед вами, как консультантом, поставили. При этом можно будет влиять на интересы участников, устранять некоторых из них и делать все, чтобы стремление их к своим частным целям обеспечивало успех и системе в целом.

Да, это кажется трудоемким. Но это не сложнее высшей математики и куда полезней закостенелых формул и приемов, которые vанипулируют числами, с целью получить максимальный гонорар.

Авто-фокус. Неделя вторая.

Вторая неделя характерна тем, что я перешел на бумагу. Тотально. Почему? Потому что быстрее и надежнее. Хотя и нет резервирования и копирование более трудоемко. На мой взгляд это окупается, не смотря на некоторые неудобства.

Одним из таких неудобств для меня стало не такое уж простое скольжение взглядом по списку, глаз запинается. Это означает, что мне нужно в следующий раз выбрать другой блокнот.

По факту выполнения списка: я выполнил @дома больше, чем на прошлой неделе, при этом рабочие достижения остались на том же уровне, или немного подросли. Первоначальный энтузиазм сменился опытом и доверием к системе. "Понемногу и часто" я могу делать даже самые неприятные вещи, повторюсь и я продвигаюсь вперед, задумывая как следует обходиться с вычеркнутыми. И, как я уже сказал в комментариях - я просматриваю их "сквозь" пирамиду Франклина, чтобы узнать, стоит ли вписывать эти задачи снова.

Но об этом я сообщу дополнительно.

P.S. кстати, я стал больше вычеркивать.

Неделя с авто-фокусом

На сегодня я использую "Авто-фокус" чуть больше недели. Что я могу сказать по поводу этого времени? Я явно делаю много больше, чем раньше, хотелось бы верить, что ускорение, приданное энтузиазмом по поводу самого возникновения новой системы, не так велико, как собственно повышение продуктивности в связи с использованием ее.

Вы сами знаете, что новое привлекательно. А что будет, когда пройдет месяцок? Поживем-увидим. На сегодня я отмечу следующее:

• я крайне рекомендую разделить домашний и рабочий списки, если вы не работате дома
  
• самое сложное для меня в системе, как оказалось, - "отбрасывание" целых незаконченных страниц, когда я ничего не стал делать при первом же проходе. Я просто испытываю пиитет к внесенному в список. Это пройдет. Как сказал Марк, "do it or dismiss it". Понимание того, что вычеркнутые задачи попадают на анализ и переформулирование/разбиение, примирило меня с необходимостью вычеркивать что-то из списка. Это правильно, и это обязательно нужно делать. Не следует обманывать себя держа в списке то, что вы делать не будете - вы просто будете тратить и сознание и подсознание на заведомый "висяк". Лучше сосредоточте внимание на реальных задачах.
  

На 246 выполненных задач у меня пришлось 6-ть вычеркнутых. Я думаю их должно быть больше, просто я пока пытался себя заставлять иногда и только к концу недели поверил в то, что авто-фокус у меня действительно есть.

Буду держать вас в курсе.

Привычка к чек-листам

наверное, не будет преувеличением сказать, что единственным способом изменить себя является превивание себе новых привычек. Они устойчивы, не даром существует поговорка про "вторую натуру". Но привычка дело такое: работает когда есть, и очень трудна в освоении, пока не появилась.

Для себя я выбрал способ прививания привычек: чек-листы.

Честно. Вот знаю я, что делаю не то, что хотел бы сразу по приходу домой с работы, следовательно нужно бы это исправить, а как? Я записываю все то, что я хотел бы сделать в идеале в виде чек-листа, и называю это "После работы".

Конечно, мне нужно еще вспомнить посмотреть на этот чек-лист. Но, согласитесь, вспомнить одну вещь - взглянуть на чек-лист, проще, чем вспоминать все, что следовало бы сделать. Надо просто привыкнуть сверяться со списком дел. А многие из тех, у кого их много, так или иначе это уже делают.

Поэтому рекомендую, составляйте чек-листы для своих новых привычек. Заполняйте их регулярно и неотступно месяцок, а там глядишь привычка и станет вашей второй натурой.

Да, кстати, не следует изменять в себе слишком много всего и сразу. Маленькими шагами вы зайдете куда дальше.

Идеально точные скриншоты

На самом деле мне много что нравится в Mac OS X, но все же я "заточен" скорее на практичность и потому восхищение мое вызывают скорее возможности по ускорению того или иного действия, автоматизация, упрощение.

Именно потому меня потрясла логичная и простая, казалось бы, возможность - снимать аккуратные и четкие скриншоты элементов UI не пользуясь ручным их выделением.

Я о Command-Shift-4, и пробеле вслед.  Работает практически со всем, честно.

Так мне это дело нравится, не передать, мне же столько раз приходится делать это во время своих около-сетевых активностей.

Система управления временем "Автофокус"

Автор системы, Марк Фостер, создал ее, основываясь на своем личном опыте, и, после нескольких недель использования, он заметил, что объем работы, которую он успевает выполнять, значительно увеличился. Причем объясняет он это тем, что в системе отсутствуют предпосылки для откладывания дел в долгий ящик и сопротивлению их выполнению.

Кроме того, Марк отмечает уменьшение стресса. Несмотря на то, что работу все равно приходится делать, система обеспечивает отсутствие препятствий в виде собственного нежелания или ощущения чрезмерной загруженности и принуждения. Марк пишет, что почти любая работа теперь делается им с удовольствием, причем чем больше он доверяет системе, тем больше удовольствия она приносит.

Система позволяет фокусироваться на самом важном. Автор отмечает, что выбирать самое важное и расставлять приоритеты, основываясь только на рациональном мышлении, довольно сложно, поскольку подсознание может считать важным совершенно другие вещи. Марк отмечает, что результат выбора, основанный на этой системе, гораздо вернее, поскольку учитывает текущее состояние дел и ваш настрой.

Очень быстрая работа с рутинными задачами. Марк отмечает, что скорость выполнения рутинных задач возросла экспоненциально. Сюда он включает работу с электро-почтой, ответы на комментарии в блоге, ответные звонки и прочее.

Тщательную проработку больших задач и проектов. Система стимулирует подход "понемногу, но часто" в решении больших задач. В результате любой проект или задача будет проработан в течении какого-то времени методично и полноценно. Другим результатом такого подхода является то, что идеи и догадки возникают в результате настройки на задачу в течении какого-то времени, а не сразу.

Краткая инструкция

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Система состоит из длинного списка всего, что вы хотели бы сделать когда-либо, записанного в блокнот в линейку (25-35 строк Марк считает оптимальными). Как только вам приходит в голову новая задача - запишите ее в конец списка. Обрабатывать же список следует постранично следующим образом:

• Прочитайте все пункты на странице, не стараясь принимать решения или начинать работу.
• А теперь перебирайте пункты более медленно до тех пор, пока какой-то не выделится из общего ряда.
• А теперь возьмитесь за эту задачу и занимайтесь ею до той поры пока вам это нравится.
• Вычеркните задачу и добавьте в конец списка, если вы её не закончили.
• Продолжайте работать на той же странице. Не переходите к следующей до той поры, пока вы не сможете пробежать всю страницу взглядом от начала до конца без выделяющихся задач.
• Перейдите к следующей странице и повторите всю процедуру с ней.
• Если вы перешли к странице и при первом же проходе вы не встретили задачу, которую вы бы выделили - вычеркните все оставшиеся задачи без переписывания их в конец списка. Замечу, что данное правило, естественно, не относится к последней странице, так как вы туда все еще добавляете задачи. Выделите отмененные задачи маркером.
• Как только вы закончите с последней страницей - переходите к первой, содержащей незаконченные задачи.

Несмотря на то, что все эти шаги более подробно расписаны ниже, Марк советует начать работать с системой немедленно, и вернуться к остальной части инструкций позже. Не забудьте добавить задачу "Дочитать инструкции к системе Авто-фокус" в ваш список. Не стоит сразу же стремиться добавить все задачи, которые только возможно, просто записывайте их по мере того, как они будут формулироваться в вашей голове.

Подробная инструкция

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Как только вам пришла в голову задача, запишите ее в конец списка.

Одно из главных и неотъемлемых качеств этой системы - то, что вы можете внести в нее что угодно. Марк рекомендует записывать все, что только приходит в голову, даже не пытаясь оценить идею. Система сама оценит ее.

Прочитайте все пункты, записанные на странице быстро, и не предпринимая каких-либо действий.

Такой быстрый обзор позволяет вашему мозгу начать обрабатывать задачи без давления или усилий с вашей стороны.

Теперь читайте все задачи медленно и вдумчиво, пока одна из них не выделится.

Этот момент Марк называет "сердцем системы". Не пытайтесь мысленно расставлять приоритеты - это разрушит баланс между рациональной и интуитивной составляющими вашего разума. Взамен - дождитесь чувства облегчения при виде задачи. Марк затрудняется объяснить, но уверен, что вы легко узнаете это ощущение. Вы просто поймете, что данный пункт готов быть выполненным. Если вы пропустите его, даже дойдя до конца страницы, вы будете чувствовать, что сделать надо было именно его. Как только вы поймаете это ощущение вы поймете, что все сопротивление против выполнения этой работы исчезает, и задача кажется нетрудной.

Работайте над выбранной задачей пока вам нравится делать это.

Не пытайтесь давить на себя и продолжать работать с выбранной задачей дольше, чем вам это нравится. Система призывает вас использовать подход "понемногу, но часто". Как только вы чувствуете, что сделали достаточно - остановитесь.

Вычеркните эту задачу, и запишите ее в конец списка, если вы еще не закончили с ней.

На самом деле лучше сначала записать задачу снова, а уже потом вычеркнуть ее на прежнем месте. Повторная запись задач - важная часть системы. Вы должны повторять все задачи, выполняемые на регулярной основе (работу с почтой, бумагами, физические упражнения), все задачи, которые вы еще не закончили, все, что требует отслеживания (проверка, а не ответил ли уже клиент на отправленные вами вопросы?), и комплексные задачи вроде чтения книги, журнала, просмотр фильма. Марк замечает, что две трети его задач требуют повторной записи в той или иной форме.

Продолжайте работать со списком так же и на той же странице. Не переходите на следующую страницу до той поры, пока вы не сможете пройти сверху донизу без того, чтобы какая-либо задача выделилась.

Использование каждой страницы, как отдельного блока работы позволяет вам получить преимущество "контролируемого откладывания", которое базируется на том факте, что откладывание в данном случае относительно. Другими словами - любая задача становится легкой если выбирать между ней и какой-нибудь еще более сложной задачей.

Переходите к следующей странице и повторите всю процедуру

Вы можете либо очень быстро перемещаться с одной страницы на другую или наоборот - сидеть над каждой подольше - любой способ приемлем, просто позвольте мозгу самому выбирать выделяющиеся задачи.

Если вы перешли к странице, на которой ни один из пунктов не был выделяющимся, значит все оставшиеся невыполненными пункты нужно отменить, не внося при этом в список. Марк советует выделить такие пункты маркером.

Это именно то место где система избавляется от тех пунктов, которые вы внесли без оценок, и которые на самом деле вовсе не нуждаются в вашем внимании. Этот процесс может быть быстрым (например, - в случае если речь идет о книгах, которые вы собирались прочесть), но обычно процесс очищения идет довольно медленно.

Пожалуйста, отнеситесь серьезно к правилу не вносить повторно отмененные задачи. Это вовсе не означает, что вы никогда не должны добавлять их снова, но вам нужно подождать какое-то время, рассмотреть причину отмены этих задач, обдумать нужно ли вообще делать то, что вы собирались, нужно ли подождать, потому что вы не готовы, а может быть такие задачи лишь отвлекают вас от главных целей? Когда вы решите внести отмененные пункты снова, неплохо переформулировать их или разбить на подзадачи.

Выделение отмененных задач маркером облегчает их рассмотрение и анализ.

Помните, что это правило не работает на последней странице, куда вы по прежнему записываете новые задачи.

Как только вы закончите с последней страницей - переходите в начало, к первой активной странице. Марк отмечает страницы, которые не активны, то есть не содержат невыполненных задач, крестиком на внешнем углу страницы, а также обводит кружком этот крест, если нет не одной активной страницы перед этой. Количество активных страниц может колебаться с течением времени. Во время написания инструкции у Марка таких страниц было девять, но были времена когда их было три, четыре и даже все пятнадцать. Эта система, как справедливо замечает Марк (я это уже ощутил на себе), может вызывать зависимость, так что я вслед за автором рекомендую вам определить часы работы. Прекращайте активность как только окончится отведенное время, и начинайте с того же самого места, когда наступит время продолжать работу. Марк признается, что сам не совсем последовательно следует этому совету.

Незавершенные задачи из прошлого

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Вы наверняка уже имеете некоторую историю невыполненных работ и если вы ведете такую историю, по совету автора, вам следует внести все задачи из нее одним махом и позволить Авто-фокусу разобраться с ними. Если вы обнаружите, что какие-то из задач приходится отменять, тогда вам следует задать серьезный вопрос, а стоит ли вам выполнять эти задачи вообще.

Но с незавершенкой все не так просто: большой список старой и необработанной почты, например, может мешать эффективно работать со свежей корреспонденцией. Именно поэтому Марк рекомендует переместить все исторические задачи/письма/бумаги в отдельные папки с соответствующей маркировкой.

Почему это работает

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Система работает, потому что поддерживает баланс между рациональной и интуитивной частями мозга.

Если мы попытаемся жить, опираясь только на рациональные методы, мы закончим составлением плана, который противен нашему разуму, потому что он сам не работает чисто рационально. Всем нам знакомо ощущение, когда мы точно и рационально знаем, что надо сделать что-то так-то и так, но в это же время все наше существо выступает против этого решения.

С другой стороны, если попытаться следовать только интуиции и "природе", то мы будем склонны дрейфовать, следовать импульсам и действовать нерационально.

Однако, когда мы находим баланс между этими методами размышлений, мы можем принимать вполне рациональные решения, находясь в полном согласии со своими чувствами и эмоциями. Система "Авто-фокус" создает условия для подобной работы. Несмотря на то, что Марк постоянно говорит, что "система делает выбор", "просеивает", на самом деле это означает, что система создает условия, чтобы вы могли принимать такие правильные, сбалансированные решения без cтресса.

Что следует делать, а что делать не стоит

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Доверяйте системе. Она поможет вам принимать лучшие решения, чем вы смогли бы сделать без ее помощи.

Не забывайте о здравом смысле. Если что-то требуется сделать немедленно - сделайте.

Не пытайтесь сразу редактировать то, что вы записываете в систему. Если вы будете это делать - вы лишитесь эффективности в расстановке приоритетов, которую обеспечивает система.

Ожидайте, что разные задачи будут выполняться с разной скоростью. Некоторые из них будут сделаны быстро, другие будут тянуться или даже приостанавливаться, а некоторые так и вовсе будут отменены. Именно так все и задумано.

Не пытайтесь использовать эту систему для вещей, которые привязаны к конкретному времени.

Всегда перечитывайте все оставшиеся невыполненными задачи после того, как вы возвращаетесь к странице после перерыва. Это поможет вашему разуму получить общее впечатление о том, что должно быть сделано.

Не забывайте добавлять напоминания и заметки о необходимости проследить за чем-то. Это важная часть системы контроля хода выполнения работы.

Включайте множество творческих задач вроде: "Подумать о...", "Рассмотреть...", "Обсудить...".

Записывайте дату рядом с первой записью, которую вы делаете в этот день. Хотя это вовсе и необязательно, это поможет вам отследить свои успехи и продвижение.

Не делайте список труднодоступным, он должен быть под рукой в том или ином виде всегда, когда вам могут прийти идеи.

Обеспечьте себе возможность откладывать некоторые дела, которые могут быть сделаны только в будущем: используйте календарь, органайзер или что-то другое, что вы используете.

Используйте отдельный блокнот для каждого места, т.е. дома и работы, к примеру.

Как это получается у меня?

Неделя 1-я, Неделя 2-я.

Перевод финальной версии (Юлия Галкина).

"Автофокус" - краткая инструкция

Автор системы, Марк Форстер создал систему, основываясь на своем личном опыте, и после нескольких недель использования он заметил, что значительно увеличился объем работы, которую он успевает выполнять, причем объясняет он это тем, что в системе отсутствуют предпосылки для откладывания дел и сопротивлению их выполнению.

Кроме того, Марк, отмечает уменьшение стресса. Несмотря на то, что работу все равно приходится делать, система обеспечивает отсутствие препятствий в виде собственного нежелания или ощущения чрезмерной загруженности. Марк отмечает, что почти любая работа теперь делается с удовольствием, причем чем больше он доверяет системе, тем больше удовольствия она приносит.

Система позволяет фокусироваться на самом важном. Автор отмечает, что выбирать самое важное и расставлять приоритеты, основываясь только на рациональном мышлении довольно сложно, поскольку подсознание может считать важным совершенно другие вещи. Марк отмечает, что результат выбора, основанный на этой системе, гораздо вернее, если учитывать текущее положение дел.

Очень быстрая работа с рутинными задачами. Марк отмечает, что скорость выполнения рутинных задач возрасла экспоненциально. Сюда он включает работу с электропочтой, ответы на комментарии в блоге, ответные звонки и прочее.

Тщательную проработку больших задач и проектов. Система стимулирует подход "понемногу, но часто" в решении больших задач. В результате любой проект или задача будет проработан в течении какого-то времени методично и полно. Други результатом такого подхода является то, что идеи и догадки возникают в результате настройки на задачу в течении какого-то времени.

Краткая инструкция

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Система состоит из длинного списка всего, что вы хотели бы сделать когда-либо, записанного в блокнот в линейку (25-35 линий Марк считает оптимальными). Как только вам приходит в голову новая задача - запишите ее в конец списка. Обрабатывать же список следует постранично следующим образом:

• Прочитайте все пункты на странице не стараясь принимать решения или начинать работу.
  
• А теперь перебирайте пункты более медленно до тех пор пока какой-то не выделится.
  
• А теперь возьмитесь за эту задачу и занимайтесь ею до той поры пока вам это нравится.
  
• Вычеркните задачу из списка, и добавьте в конец списка, если вы еще не закончили работу.
  
• Продолжайте работать на той же странице. Не переходите к следующей до той поры, пока вы не сможете пробежать всю страницу от начала до конца без выделяющихся задач.
  
• Перейдите к следующей странице и повторите всю процедуру с ней.
  
• Если вы перешли к странице и при первом же проходе вы не встретили задачи, которую вы бы выделили - вычеркните все оставшиеся задачи без переписывания их в конец списка. Замечу, что данное правило, естественно не относится к последней странице, так как вы туда все еще добавляете задачи. Выделите отмененные задачи маркером.
  
• Как только вы закончите с последней страницей - переходите к первой, содержащей незаконченные задачи
  

Источник.

Ну а полная версия в моем изложении - здесь.

А как у нас с текучкой?

Сейчас я испытываю на себе "новую" систему управления задачами - предлагаемый Марком Фостером "Автофокус".

Не то, чтобы я сильно страдал от того, что мой текущий подход не работает, просто я знаю его слабости, побуждающие меня "рождать" подвисшие задачи. Подход Марка вроде бы должен помочь с этим. Пробую.

Отпишусь как и что - позже.

Обновленная защита личных финансов

Оригинал статьи размещен на сайте lifehacker.ru

Если вы еще не заметили, то я вас прошу обратить внимание на то, что сервис “4 конверта”, который я рекомендовал как инструмент контроля и планирования своего финансового счастья, обновился и вы можете взглянуть на версию 2. Я сам обратил внимание на этот сервис с момента появления публичной беты. Не скажу, что я сразу же забросил другие методы управления своими финансами, но через 3-4 месяца я отказался от “двойной бухгалтерии” в пользу “конвертов”. И вот почему…

“4 Конверта” дали мне возможность планировать свои финансы и не слишком заморачиваться на том, чтобы следить за текучкой. В реальности старания и записывание мест где и на что я потратил те или иные суммы не так уж и полезно, если нет перерасхода, конечно. В таком случае “профиль” трат очень даже полезная штука. Но “4 Конверта”, если вы доверитесь им, позволят вам не перебрать.

Работа с сервисом строится на использовании вкладок, несущих разную нагрузку, вы должны определить цели и запланировать их, вы должны определить регулярные траты, и внести их в календарь, ну а потом можно спокойно тратить то, что достается вам… но только свобода ограничивается конвертом. Кроме того система дает подсказки по насущным вопросам, а самый насущный - резервный фонд. С непривычки концепцию конвертов и способ занесения трат отпугивал многих известных мне женщин. Они не настолько техничны и для них система ввода выглядела нелогичной. Но во второй версии ситуация с этим явно исправилась. 

Что я считаю самым важным, в изменениях сервиса? Естественно, - вкладку “Выполнение”, которая теперь позволяет видеть неделю как на ладони и тратить и сберегать деньги в один клик. Подсказки в виде уже подготовленных трат не дадут вам перепутать день выплат: положено отложить на цель, будь добр отложи или перенеси. Да, можно перенести трату или пополнение на другую дату, причем система отслеживает это и вы видите, а откуда, собственно, появилась еще одна строчка расхода.

Явное и четкое разделение планирования и исполнения мне нравится. Но не могу сказать, что меня откровенно радует интерфейс системы. На мой взгляд он перегружен, несмотря на то, что исполненные платежи затеняются серым. По моему они немного “шумят”. Но команда сервиса, так же как и куратор проекта Макс Крайнов, следят за отзывами и замечаниями и я думаю сервис будет успешно развиваться и дальше.

Рекомендую.

Счастье, как селедка

В жизни нам за все приходится платить, и это очевидно любому, кто способен уделить хоть чуточку времени анализу. Это естественно и так устроен мир, чаще всего мы платим временем, считая, что это недорого и тем самым спускаем на мелочи свою жизнь, не много не мало.

Существует не один и не два подхода к тому, чтобы заставить человека "крутиться", которые эксплуатируют всякого рода тренеры и специалисты по личностному росту. Несмотря на то, что я довольно часто резко высказываюсь о такого рода инструментах "развития", они могу принести пользу, как и любая попытка что-то сделать в принципе.

Сегодня же я хотел бы сосредоточиться на предмете, который только касается тренингов и развития, но находится немного глубже, ближе к душе, если вы верите в ее существование. Говорить я собираюсь снова о счастье. Да-да, не удивляйтесь.

В реальности, если утрировать то, что можно увидеть вокруг, то можно осознать два основных течения, которые в общем ведут в диаметрально противоположных направлениях, обещая одно и то же вознаграждение: счастье.

Первое направлено на счастье утробное, если упрощать, счастье потребления и обладание. Оно гарантирует страсть и похоже на беспорядочный секс, и потому - крайне притягательно. Хотя тут тоже не стоит забывать о ЗПППП. Пропагандисты такого счастья, конечно являются представителями бизнеса, и они продают вам идею, воплощая свое утробное счастье на ваши деньги.

Для оценки второго течения тут обычно используется сарказм и издевка с намеками на "зеленый виноград" и "кислый лимон". Всеми силами человека хотят вывести из состояния равновесия, внушая всегда одну и ту же удивительно примитивную мысль - ты неудачник, пока не исправишься. Исправление же - в обладании. Чем угодно - успехом, собственностью или "тонкими" материями. Но неудачником тебе называют обязательно, хотя дают понять, что ты всегда можешь исправиться.

Ни то, ни другое не является правдой в общем случае. И потому я не люблю таких тренеров.

Второе течение говорит о том, что изменяться нужно, но лимон сладкий, и его достаточно. Нужно избегать искушений, и именно в этом и заключается развитие и рост. Из равновесия выводят нагнетанием атмосферы вокруг естественных желаний человека, который окружен возможностями. Желания автоматически объявляются грехами и человек снова не может быть счастливым пока от них не "избавится".

В обоих случаях не слишком-то заботятся о действительном счастье этого человека: в первом счастье заменяют суррогатом мгновенной радости от обладания и превосходства над другими из-за обладания, во втором - счастье обещают в конце пути.

Я не могу понять зачем кому-то подчинять себя той или иной модели, если можно просто быть счастливым, услышав голос своего разума, который точно знает от чего мне по-настоящему хорошо, как от дымящейся картошечки со сливочным маслом, укропчиком, селедочкой с лучком под рюмку дымящейся холодом водочки.

Правда - лучший мотиватор

Введение

Очень часто мотивационные курсы и книги сводят все к тому, чтобы стучать ногами и кричать  во все горло, что все получится, если захотеть. Даже если вы физически не делаете ничего подобного, приглядитесь, ведь точно крики о всемогуществе на пути к цели, правда?

И это я считаю большой проблемой. Нет, вовсе не для тех, кто это продает. Результаты от такой накачки видны, вне всяких сомнений. Просто они кратковременны. Это не та мотивация, которая будет вас питать изнутри на всем жизненном пути. Это скорее путь продавать вам следующий курс, когда пружина раскрутится и вам будет новый завод.

Обычный подход к мотивации

Накачивание вашей мотивации снаружи помогает вам просто потому, что слова убеждения, произнесенные кем-то, особенно кем-то, обладающим авторитетом, безусловно, оказывают влияние. Это вполне просто объяснить и каждый способен заметить наличие такого влияния авторитетов на себя самого.

При этом в основе своей мотивационный заряд содержит лишь призыв к вашему упрямству и гордости, призывает вас доказать, что вы не хуже других, ведь другие смогли добиться цели, и добились ее именно и только благодаря вере в себя и прохождению нужного тренинга или прочтению правильной книги.

Почему это обламывает?

По сути, чушь ведь говорят. На каждого из добившихся цели приходится десяток-другой тех, кто подобной цели не добился. Но даже если вы упомяните сей факт, как и представитель любой религии, тренер сошлется на "нехватку веры", то есть несоблюдение заветов. Поскольку заветы часто представляют из себя почти исключительно около-психологические пассы, связанные с само-убеждением, то проверить степень их соблюдения невозможно, а вот обвинить - абсолютно реально.

Но надо очнуться от спячки и подумать самому. Надо понять, что даже если свято верить в учение и соблюдать все заветы, этого может быть недостаточно, чтобы достичь цели в приемлемое время, по крайней мере. Почему?

Просто потому, что ресурсы всегда ограничены, и вы ничего не знаете о завтрашнем дне, возможно аннушки залили маслом всю вашу дорогу. Нет. Я не настолько фаталист, как вам может показаться, дело не совсем в этом. Найти способ себя мотивировать, несомненно, нужно. Но не следует при этом себе лгать. Вы можете не достичь цели. Мотивировать вас должна сама деятельность, которая к ней ведет.

То есть вы должны просто получать кайф от того, чем занимаетесь, чувствовать, как вы меняетесь и "растете над собой". Иметь впереди цель в виде представления о том, что вы сейчас видите своим счастливым будущим, несомненно нужно - просто для того, чтобы правильно расставлять приоритеты, но меняясь вы почувствуете, что старые цели могут становиться не так притягательны и от того значение самой дороги еще больше возрастает.

Сверх-мотивированные люди, которые настолько нацелены в будущее, что просто не успевают жить сейчас, редко бывают счастливы просто потому, что они летят от цели к цели, но добиваясь их, не понимают, что с этим делать. Это образ жизни и либо вы научитесь получать радость здесь и сейчас, либо вы просто никогда не будете счастливы, даже если вы будете снайпером, поражающим каждую цель.

Как стоит мотивировать себя

Главным посылом, на мой взгляд, тут должно стать признание факта, что вы может быть и не измените мир, но, если будете работать, то станете лучше, пройдете дальше и будете счастливее. Не стоит замирать на одной глобальной цели - занимайтесь собой на любом месте, получайте кайф от того, что вы делаете что-то все лучше и лучше, а захотите - начинайте все заново на новом месте, а то и в совсем новой для себя области. Вы действительно добьетесь многого на любом поле, если вам в радость происходящее с вами. 

Например, занимаясь спортом, ведите журнал. Смотрите, вы становитесь лучше, сильнее или худеете. Каждый день становитесь лучше. Испытайте удовольствие от этого. Не стоит прибивать ко лбу изнутри цифры и идти напролом к ним - так вы может быть к ним и придете, но будете ненавидеть путь. А путь - это и есть жизнь.

Вывод

Мотивируйте себя правдиво. Говорите правду, и вам не придется вкалывать новые дозы, не придется защищаться от других - ваша уверенность будет с вами. Я сделал шаг и приблизился. Это правда и этому нужно радоваться. 

Только не забывайте смотреть, куда вы идете.