четверг, 31 января 2008 г.

Как обеспечить себе благосостояние?

Любой, связанный с финансами человек, наверное, сразу выскажет мнение, что благосостояние зиждется на контроле расходов и доходов. Это основа и добиться финансовой безопасности без учёта и планирования расходов просто-напросто невозможно.

Учёт и планирование - достаточно понятные слова, но сколько интересного на эту тему можно узнать. В частности можно легко понять, что планировать расходы совершенно невозможно в случае, когда у вас нет представления о том, куда и на что уходят ваши деньги. Для меня очевидно, что даже одна функция, учёт, уже даёт массу идей где и как можно распорядиться деньгами с большей пользой или удовольствием.

Поэтому всем, кто хотел бы взять в свои руки будущее своих финансов я бы рекомендовал начать с учёта расходов в течение 4-6 месяцев. Мой личный опыт показывает, что вносить данные можно и раз в неделю, если вы достаточно дисциплинированы и не теряете чеков и прочей финансовой информации. Однако, я всё же использую компромиссную модель - все траты, где я получаю кассовый чек я оставляю до конца недели, а остальные платежи чаще всего вношу по горячим следам, благо инструмент позволяет мне вводить данные как с любого компьютера, так и с мобильного телефона.

Но инструмент не главное, важно, чтобы он удовлетворял вашим требованиям, главное в период первоначального учёта составить профиль расходов, чтобы понять каким образом стоит планировать свои траты в дальнейшем и какие слабые места есть в структуре расходов.

Помните - сдать богатым просто: нужно лишь постоянно тратить меньше, чем зарабатываешь.

среда, 30 января 2008 г.

Нет проблем - есть задачи.

Все вы наверное, уже заметили, что иностранцы (мне достаются в основном англичане и американцы), часто используют шаблонный ответ Нет проблем или Не проблема. Русские же часто грешат протяжным, Да знаешь, у меня сейчас проблем куча, давай позже.

Штампы? Определённо, правда они показывают нам немного карту мира, которой те или другие пользуются. Так и вижу - англичанин видит не проблему, а цель - устранить какое-то неудобство, разбивает её на список задач, не являющихся проблемами, а представляющими из себя обычные действия. Затем остаётся лишь решить задачи одна за другой. Да, время и силы вы потратите, но проблема над вами не висит, есть просто определённое количество дел, которые нужно сделать.

Зацикливаясь на проблеме как таковой сложно её решить, она всегда будет казаться слишком большой.

Постараюсь-ка я хотя бы сам отказаться от использования этого слова. Начать можно с отказа на месяц. Для начала.

Я совершенно не претендую на роль судьи в этом вопросе, есть гораздо более умные люди, да что там лукавить - почти все люди умнее меня, но я всё же вынужден заметить, что называя что-то проблемой, мы это явление персонифицируем, то есть задачи - они безличные. Их можно сделать самому или поручить кому-то. Их можно делать механически, используя навыки и умения. А проблема... Проблема, она другая. Она требует трепетного и персонального к себе отношения, и создаётся часто для того, чтобы было на что кивать, ну или когда из всей живности в доме даже Тамагочи сдох и о чем-то надо беспокоиться.

Отсюда короткий вывод - проблему разрешить нельзя, потому стоит просто превратить её в список задач с конечной целью и обязательно наградить себя на финише.

Счастье - вопрос приоритетов?

Секреты успеха и счастья, если для вас достижение какой-то цели есть счастье, известны давно. Новое вряд ли можно придумать. Поэтому занимателен вопрос того, отчего же мы не так уж часто успешны и тем более счастливы?
Успех обычно связывают с рационализмом, но мы, люди-человеки, излишне рациональных соседей и за людей не склонны считать, да и симпатизируем удаче и фортуне больше, чем упорному труду.
Часто также можно услышать жалобы на нехватку времени на то, сё, пятое-десятое. Я сам использую почти только эту отмазку. Хотя стараюсь себя обрывать на полуслове и либо говорить правду, либо, если я ожидаю, что она может обидеть, нахожу более второстепенную, но правдивую причину. Несмотря на то,что аксиомы эти набили оскомину, мне не кажется, что они потеряли актуальность:
Соберитесь, поговорите с собой, выскажите себе любимому что есть счастье для вас. Поставьте цели на пути к нему. Всё. Осталась мелочь: каждое дело или намерение должно проверяться на этих целях. Чем больше целей дело/намерение задевает - тем быстрее стоит его сделать. А если намерение есть, но ни к одной из целей оно не ведёт, тут уж либо цели не те, либо бросьте думать о таком деле и будьте счастливы.

четверг, 24 января 2008 г.

C миру по нитке

На самом деле список задач у меня длинный, но я его умело разделяю так, чтобы он не подавлял меня своей бесконечностью. Каждая из задач призвана сделать мою жизнь немного лучше и потому я собираюсь рассматривать их все. И по порядку, как я и говорил в одной из предыдущих статей. Но сейчас я хочу поговорить не об этом, сейчас я хочу рассказать о своём опыте в деле фиксирования и регистрации таких вот задач.
Главным выводом после изучения различных методик и чужого опыта стало то, что их нужно фиксировать, обязательно нужно! Причём, сама технология здесь совершенно неважна, важен сам факт фиксации. Для этого подойдет и обрывок бумаги и сверх-новый КПК, что угодно. Важно здесь другое - надо сделать так, чтобы все эти заметки а) не пропадали и б) собирались бы в одном месте. Пункт б) обеспечить сложнее, для меня по крайней мере.
Но сложно - не означает невозможно. После проб и тестов я выбрал ящик gmail в качестве места хранения всех моих заметок самому себе, некоторые из которых представляют собой уже вполне оформившиеся дела и поручения, другие же - всего лишь идеи и информация к размышлению. В зависимости от того, что собой представляет конкретное письмо, оно получает соответствующий тэг. Для дел это будет !todo, для материалов - reference.
Замечу, что мой inbox на gmail девственно пуст и таким я его и держу, ибо любое письмо либо удаляется, либо поручается, либо я отвечаю сразу, если это можно сделать за пару минут, ну а если нет - оно получает тэг !todo и архивируется. Есть ещё один тип писем, те самые материалы - они тоже архивируются, но с другим, уже известным вам тэгом.
Это позволяет чувствовать себя комфортно, так как читая почту, я легко могу сконцентрироваться на пришедших письмах - их мало, и я пресекаю всякие свои попытки отложить решение в какую группу отнести письмо на потом - после прочтения почты ящик должен быть рабочий день. Только это будет свидетельством того, что я с почтой работал, а не баловался и терял время, как некоторые, в 200-й раз за сегодняшний день нажавшие F5 на странице Odnoklassniki.ru.
Вы можете справедливо заметить, что gmail не всегда доступен и это ограничивает ваши возможности по фиксации дел. Я возражу, не возражая - gmail есть и на мобильнике, но я сам этой возможностью пользуюсь чрезвычайно редко, ибо 100% online считаю скорее проклятием, чем благословением. В моменты, когда я не рядом с клавиатурой, я пользуюсь ежедневником и ручкой. Но. Я переношу свои записи в gmail. Это часть моей рутины. И это обеспечивает мне удобный доступ с возможностью поиска с любого, подключенного к Internet компьютера, включая его мобильные варианты. Вы скажете, что это чересчур? Неправда - это сокращает проблемы, а не увеличивает их. Кстати, схемы и рисунки легко сфотографировать и отправить в gmail. Труда - минутка.
Эффект от постоянной записи видимых мной задач и возникающих идей огромен - я не только вижу, что могу сделать, чтобы улучшить свой мир, но и становлюсь более внимательным, поскольку мозг тренируется выискивать идеи и возможности. Я не знаю, смогу ли я воплотить идеи в жизнь и воспользоваться возможностями, но я-то по крайней мере знаю точно, что я не забуду ту идею.
Кто-то активный может мне возразить, что есть дела, которые можно сделать сразу, не записывая и не разводя бюрократию. Отвечу - можно. И я так и делаю, если это не занимает или почти не занимает моего времени, но, все равно записываю дело, как выполненное, правда тут я бы хотел улучшить свою дисциплину. Зачем? Затем, чтобы знать о том, как часто я занимаюсь тем или другим. Это мне нужно для понимания основных потребителей моего времени, и делал я это на этапе становления своего подхода, а также повторяю в случаях, когда возникают проблемы с нехваткой времени и каждая минута становится важной. Но это уже коррекционная техника, так как набранной раньше статистики обычно вполне хватает для планирования.
Вы можете не пользоваться gmail или компьютером вообще. Вы можете пользоваться обычной тетрадкой в клеточку или пресловутым moleskine, главное - фиксируйте задачи и проблемы, учитывайте их и записывайте идеи. А потом непременно их анализируйте и сортируйте приводя приговор в исполнение без тягостных раздумий.

среда, 23 января 2008 г.

Наливая - не перелей! Эффективно не значит - на износ.

Совсем недавно мне приходилось сидеть на двух и более стульях, упираясь выступающими частями тела в любую опору, чтобы не потерять равновесие. Работы было много и она была списком вовсе не интересных дел, которые нужно было делать и делать.
Без интереса сложно работать и я нашёл его не в самих делах, но в своём стремлении найти способ делать их эффективно, не пропуская и не упуская и не опаздывая к сроку.
Вот это было уже интересно. Это было вызовом, принял который я с радостью и воодушевлением. Признаюсь, простое стремление сделать всё и в срок может и до стресса и до язвы довести - ведь дел гора, а я один. Перелил я в стакан и дела потекли вместе с моим настроением, пачкая всё вокруг и задевая близких. Но меня же когда-то учили в институте, и я догадался, что неплохо бы подвести под решение этой задачи теоретическую базу. И я стал выкраивать время на то, чтобы не только задачи решать, но и читать о том, как люди опытные с такими проблемами справляются. Рассматривал я как уже сформировавшиеся и популярные методики, так и индивидуальный опыт, некоторых успешных и просто симпатичных мне людей. Суммируя я понял что есть несколько общих точек во всех этих подходах:

  • Отсекай лишнее. Делаем только действительно необходимое.
  • Делай всё по порядку, ничего и никогда не переноси без причины.

В остальном остаётся технологическая сторона: как обеспечить удобство подготовки, планирования, выполнения и анализа таких дел.

Попробовав многое и прочитав ещё о большем я начал делать выводы в применении к моей работе и личной, представьте себе, жизни. Я настолько натренировался с нудными, но достаточно тривиальными задачами на двух стульев, что у меня остаётся достаточно времени для решения более интересных задач, на которые раньше никогда не хватало времени.
В этом вопросе я вполне преуспел - просматривая список выполненного за день и тем-более неделю я радуюсь как ребёнок. Да, я рекомендую вам тоже смотреть на перечёркнутые дела, даже если вы не анализируете их выполнение, устраивая себе обратную связь. Список выполненного - прекрасный повод взбодриться и смотреть вперёд с уверенностью. А так же - повод сделать завтра ещё больше, чем сегодня.
Ниже я постараюсь рассказать вам свой опыт организации именно своей работы (я не буду учить руководить, нет-нет), а так же продемонстрирую методы и материалы, которые я обычно использую для этого.

Общие точки

Отсекай лишнее

Легко сказать, а как это делать. Похоже, что лишнего-то и нет. Придётся резать по-живому, или как?
Или как! На самом деле нас окружает куча дел, которые вовсе даже не обязательно делать, по крайней мере самому так уж точно. Поэтому стоит пропустить дела через несколько фильтров. И первый из них - а нужно оно мне вообще?
Действительно, взгляните на то, что собираетесь сделать. Приблизит ли это вас к какой-нибудь вашей цели хотя бы на йоту? Нет? Значит в сторону такое дело, оно не имеет отношение к вашей жизни. Честно-честно, не тратьте время.
Второй фильтр - а нужно ли делать это самому? Любой руководитель должен уметь делегировать, но нормальным людям это умение тоже нужно. Ценя своё время и тратя его на то, что важно для вас и ваших целей, вы просто должны перекладывать работу, которую может сделать другой человек на такого человека. Это может быть как профессионал, так и близкий, если это не помешает вашей цели - быть с ними счастливым, разумеется. К примеру, хорошо бы переложить на чужие плечи мытьё посуды раз и навсегда, но... это может стать действием, которое уведёт вас от цели - построить гармоничные отношения. Получается выхода нет? Да есть конечно, ведь можно купить посудомоечную машину или просто договориться о порядке помывки.
Кроме таких тривиальных дел есть и задачи, которые не так часто возникают: чистка ковров, сверление стен... да мало ли. Возможно, их тоже лучше поручить кому-то, спасая своё время для важного.

Причём тут я не имею в виду рассматривание журналов или просмотр телевидения.

Третий фильтр - уже не фильтр даже, а сортировка скорее: нужно определить те задачи, которые хотелось бы сделать в принципе, но которые не так уж и важны, положа руку на сердце. Поместим их в лист ожидания с тем, чтобы вернуться, когда будет нечем заняться.

Вы представляете, будет время когда вам будет нечем заняться!

Теперь у вас должны остаться только те задачи, которые вы точно хотите решить. Прекрасно. Но с чего начинать? Мой вам совет, даже не выделяя их по важности - начать важнее, чем соблюдать последовательность. Потому не стоит тратить свою жизнь тонко выстраивая приоритеты. Достаточно грубо представить себе на сколько целей работает каждая из задач. Чем больше целей вы поражаете - тем раньше её стоит сделать. Но повторюсь - лучше делать не учитывая важности, чем никогда не начать пытаясь определить, что для вас важнее.
Определив свои цели на долгосрочный, средне-срочный и краткосрочный (год) периоды вы всегда можете понять, что для вас приоритетнее, если вопрос возникнет. К тому же, в жизни случается куча задач, которые так или иначе делать нужно, например, - штопать носки.

Делай всё по порядку

В чём смысл этого принципа? Он прост. Если говорить честно, то все мы иногда пытаемся отложить решение какого-то вопроса, перенести встречу, забыть о деле, если это дело, встреча или вопрос вызывают у нас негативные ощущения. Откладывание дел - враг №1 для эффективности. Честно-честно. Составив список дел на день нужно идти по нему не пропуская ни одного, делая всё по порядку. Исключением могут стать те дела, которые невозможно сейчас выполнить, например, есть завязка на другого человека или какие-то ресурсы, в таком случае его стоит переместить в конец очереди и затем продолжить выполнение остальных дел.
Эффективность этого подхода сложно переоценить - попробуйте следовать ему хотя бы пару недель и вы поймёте, что переделали фантастическое количество дел, которые откладывались месяцами, а то и годами. Да-да и не забудьте включить в список поход к стоматологу.

Список. А откуда, собственно?

Вот я уже говорил о списке дел, о сортировке и отсеивании, а так и не сказал откуда он берётся. Не сказал, потому что вы прекрасно сами знаете. Начальник даёт поручение, вот тебе и дело! Кроме таких проявлений в нашей жизни, слава богу, хватает и других источников. Вы ведь помните о своих личных целя, правда? Так вот, достижение любой цели - это маленький или большой, но всегда проект. А проекты состоят из списка связанных задач-дел, выполнив которые можно его успешно закончить, и, - достигнуть цели. Вот вам и список задач, причём задачи, рождённые так, не нужно фильтровать - они же из самой цели родились, они с иммунитетом. Кроме этого есть задачи по поддержанию своего окружения, как-то парикмахерская, стоматолог, оплата счетов, уборка и прочее и прочее. Эти задачи можно фильтровать, но, боюсь, добиться цели мало кому поможет грязная квартира или гнилые зубы.
Получился у меня краткий список из трёх источников:
  • Делегированные мне задачи
  • Задачи, ведущие к цели
  • Рутина
Если найдёте другие источники - поделитесь, я буду рад услышать. А пока у вас точно есть список задач и я могу продолжить.

Не люблю я переполнения

Любите ли вы тяжесть в животе от обжорства? А постоянно напряжённые в стрессе плечи, больной желудок и плохой сон? Ответы очевидны. Любите! Так вот, создав список и делая всё по порядку мы, конечно, ничего не упустим, сделаем всё. Отсечение лишнего поможет нам уменьшить головную боль, но избежать её всё равно не удастся - теперь слишком легко наливать в день слишком много, переполняя чашу доступного времени. При этом очень легко потерять личное свободное время и растерять контакты с родными и знакомыми. Можно, конечно, шабашить по будильнику, бросая дело в начале шестого сигнала, но это способ из совершенно другой жизни, ведь вам интересно выполнить всё с честью? Можно, конечно, просто переносить невыполненные задачи на следующий день и так далее, но это ухудшает предсказуемость выполнения и несколько затрудняет объединения задач с календарём. Я выделяю календарь и события в нём в отдельный тип дел из-за того, что в календаре должны быть запланированы только те дела, которые действительно требуют точного времени с и по. Для подавляющего большинства наших задач календарь не нужен, однако мой опыт показывает, что его непременно нужно интегрировать в систему управления задачами, в противном случае конфликты и переносы задач и сроков значительно учащаются. И потому нам нужно планировать выполнение дел. В самом простом случае - и его хватает для большинства людей, как мне кажется - разбрасывать дела по дням.
Как пример, я опишу устройство моего оперативного планирования. Я посвящаю некоторое время в выходные тому, что разбрасываю задачи, которые мне нужно сделать на неделе по дням. Так как это первоначальное планирование, которое будет уточняться каждый день, я стараюсь распределять задачи равномерно, это поможет не перегружать один конкретный день, и добавит оперативной свободы в дальнейшем.
Так как планы-планами, а жизнь идёт, то стоит учитывать, что планировать все свои восемь рабочих часов, если вы работаете восемь часов, разумеется, по меньшей мере непредусмотрительно. Я бы посоветовал планировать не больше шести часов из восьми. Всё остальное будет съедено непредвиденным, и это оптимистично, именно потому, что я планирую и организую, если вернуться к началу, то я бы планировал не более половины рабочего времени. А вы должны внести поправку на свою работу.
Итак мы распределили задачи и... начался первый день, который мы провели в трудах праведных, решая один вопрос за другим. Наступивший вечер - повод взглянуть на список и проанализировать свои достижения. Да-да, полюбоваться на внушительный список сделанного и проанализировать, сколько вы времени на самом деле потратили по сравнению с тем, что ожидали, что получилось, а что не пока вышло. Всё что пока не сделано мы перераспределяем, держа в уме принципы равномерности и запаса в планировании (шесть часов, а не восемь). Вот теперь день можно считать законченным. Вы сделали много, и более того - вы вынесли уроки и будете делать всё ещё лучше.

Это в общем всё, если писать эту картину широкими и грубыми мазками. Схема отлично работает, для меня. Я даже иногда позволяю себе планировать больше времени - у меня возросла точность предсказаний. Но... Мне всегда хотелось облегчить себе задачу планирования и визуализировать наполнение дня, чтобы легко принимать решения по поводу той или иной задачи.
Я искал и читал. Пробовал, но не нашёл системы, которая удовлетворяла бы мои скромные, но специфичные запросы. Поэтому я занялся не свойственным мне делом - дизайном того бумажного решения, которое бы помогло мне тратить на планирование меньше времени и быть достаточно гибким, чтобы предоставлять возможность переноса и замены, а кроме того оставляла место для краткого анализа. Для учёта уже запланированного времени я использовал концепцию, похожую на стаканчик в игре Тетрис. Заполняем со дна и смотрим когда польётся.

Первая версия имеет проблемы, наверное, но уже сейчас она помогает мне не переполнять себя задачами и получать удовлетворение от того, что я сделал много хорошего, не забыв ни о чём. В процессе эксплуатации формы я буду, наверное, находить недостатки и исправлять их, поэтому почти точно - это не последняя версия. К тому же я хотел бы её перерисовать в более привлекательный вариант, пока он лишь функциональный, не более.

Продолжение следует..