пятница, 25 декабря 2009 г.

Неоконченная пьесса для Outlook-а с руками

Я - офисный планктон и я очень люблю Outlook. Может быть потому, что альтернативы нет. Ничто не может сравниться с ним по набору функций и, поверьте, я использую многие из них.

Однако для эффективной работы с информацией необходим не только, а может быть и не столько, инструмент, но и методология. Если вы считаете, что сообщениям - самое место в инбоксе и авто-архивирование - единственное, что вам нужно - вы, скорее всего, получаете мало писем. Папки - тоже сомнительное решение, в первую очередь из-за неизбежного дублирования информации (ведь у письма может быть вовсе не одна тема), и следующее за этим ненужное ветвление переписки, когда понять что-либо становится все сложнее.

Поэтому я для "разметки" входящей почты и, естественно, задач со встречами использую категории. Это и просто сделать - интерфейс удобен, да и цветовое деление идет на пользу, так можно за несколько секунд по цветам определить, а чем это я собственно занимался всю неделю и что же собственно буду делать.

Собственно обработка сообщений в моем случае происходит практически по классическим канонам GTD - я либо делегирую задачу, пересылая письмо (не забыв поставить follow up), либо превращаю ее в свою задачу, либо выполняю сразу и архивирую, как архивирую все, что нужно "на всякий случай" для справки. Ненужное - удаляю сразу.


Поскольку операции типичны, я добавил пару кнопок на тулбар - одна из них архивирует письмо (снимая флаг и отправляя в архивное хранилище), вторая превращает письмо в задачу.


И тут Outlook мне помогает - например, вы почти всегда можете "забрать" горячую кнопку у уже существующего, но не используемого вами элемента интерфейса и повесить его на свою собственную кнопку. А потом - создавать нужный workflow довольно просто, если быть знакомым с элементарными основами VB.

Например, превращая письмо в задачу, я не только копирую текст письма, но и вкладываю его как вложение, для того, чтобы в момент выполнения задачи у меня была и вся информация, и возможность связаться с участниками без какого-либо поиска. Кроме того, после заполнения стандартных полей Outlook показывает мне диалог выбора категорий, что не позволяет мне отлынивать, заставляя четко определить, куда (проект, место и т.п.) относится задача.

На сегодняшний момент мне не хватает лишь кнопки делегирования, но я пока для себя не решил, что именно в данный момент логично делать автоматически. Но я работаю над этим.