вторник, 9 декабря 2008 г.

Ищите критический путь - он вовсе не красный

В последнее время все большее количество публичных и не очень людей начали задумываться о том, что добиться счастья и гармонии и в работе и в личной жизни можно только добившись простоты и логичности происходящих действий. Впрочем, многие восточные культуры давно это себе уяснили. Сегодня я хотел бы поговорить об одном таком упрощении - сокращении списка выполняемых задач.

На самом деле все уже не раз читали последовательность действий, которой следует следовать для того, чтобы добиться своих целей.

  • Следует четко поставить цель(-и) в каждой из областей своей жизни. Не забывайте спрашивать себя зачем вам это нужно - это позволит избежать ложных целей и найти то, чего вы действительно хотите добиться. Не забудьте определить, как вы будете оценивать достижение цели. Что является знаком ее достижения?
  • Следует расписать действия и шаги, которые надо предпринять, по-вашему, для достижения цели. Критерии оценки тут вам помогут - проще понять, что нужно сделать для каждого из критериев, чем сразу писать большой план действий.
  • А теперь выберите лишь критично важные для достижения цели действия. Да-да, именно те, без которых цели вообще невозможно достигнуть. Проще всего понять критична ли задача просто задав себе простой вопрос - А что произойдет, если этого я делать не буду? Если цель останется достижимой - задача не критична.
  • Затем нужно, естественно, сконцентрироваться и тщательно выполнять все критические задачи с максимальной отдачей. И наградой вам станет пораженная цель.

Концентрация на критических задачах важна, но может быть еще важнее - уметь отбрасывать некритические. Почему? Просто потому хотя бы, что можно с максимальной отдачей и производительностью перелопачивать все подряд дела, ведущие к одной из целей и совсем забыть о другой, просто потому что на неё не останется времени. Вы фантастически эффективно делаете кучу всевозможных задач по своему проекту, но не проводите времени со своим сыном и женой. Знакомо?

Если нет, вы - молодец.

Отбрасывайте все, что можно отбросить, покуда это не мешает вашим целям.

Не усложняйте мир никому не нужными подробностями и суетой.

Во время кризиса лучше следить за своими финансами, рекомендую 4 конверта.

понедельник, 1 декабря 2008 г.

Приклейся к плану

Решение у задачи, а тем более - у задачи организации своего собственного времени, заведомо не одно. Более того существует много технических и не очень систем поддержки того или иного подхода. Программные инструменты много лучше в том, что касается поиска, архивирования и предупреждения о грядущих событиях.

Но это не все, что нужно для построения эффективной системы, которая бы приносила максимум удовольствия и от самого процесса, а не только от результата. Сбор информации, запись новых идей - это тот момент, где ручка и бумага выигрывает у любого инструмента. 

Да, еще проще наговаривать что-то на диктофон, но дальнейшая обработка и расшифровка, как и построение полноценной системы - трудоемкий и технически непростой процесс. К тому же постоянно говорящий сосед - не слишком приятная вещь.

Поэтому, а еще потому - что я люблю писать, я задумался о системе, которая позволила бы мне перенести хотя бы некоторые преимущества электронных инструментов в бумажный мир. Я хотел добиться того, чтобы не надо было переписывать запись для переноса ее на другой день или архивирования, чтобы не нужно было бы мучительно просматривать записи для поиска несделанного или анализа сделанного, чтобы важность и контекст легко визуально читались, не оставляя поводов для сомнений.

Размышления вывели меня к решению, которое наверняка не является чем-то новым, но о котором я пока не читал: сочетанию бумажных стикеров (Post-it) и обычного, то есть, - любого, ежедневника. Я использую небольшие стикеры трех цветов, но цвет вовсе не кодирует приоритет, как вы могли бы подумать - это было бы дублированием информации. 

Приоритет задач заложен в порядок наклеивания стикеров, ведь они клеятся один на другой, в порядке убывания приоритета при планировании. А цвет я использую для указания контекста. На сегодняшний день я выделяю три контекста: "дом", "работа", "дорога". Вы можете спросить, отчего здесь нет пресловутого "телефона", ведь большое количество дел решается именно так - по телефону. Отвечу: времена изменились, телефон всегда со мной, и я могу его использовать даже в пути, если включу гарнитуру, конечно. Поэтому для меня необходимость такого отдельного контекста отпала.

Что мы имеем в результате: ежедневник с четырьмя (точнее - с пятью, так как есть еще и сервисная) зонами, где приклеиваются стикеры, ну и сами стикеры с задачами на них.
Опишу шаги работы в этой системе, которые и расскажут об этих зонах поподробнее.

Сбор данных. Если стикеры под рукой и вы сразу можете сформулировать мысль в виде задачи - используйте стикер и прилепите их на первый разворот - ваш Inbox. Я предложил бы вам приклеить небольшое количество чистых стикеров всех цветов на последний разворот - это и есть сервисная (пятая) зона. Если мысль надо обдумать - у вас есть ежедневник, ведь стопки дел теперь будут компактны, и у вас будет место под размышления и записи.

Сортировка. Не слишком часто, но никак не реже раза в день я бы рекомендовал разбираться с приклеенными в начало стикерами - распределить их на следующий день или же на сегодня, если вы уже разобрались с делами и еще вполне работоспособны. Здесь неплохо вспомнить о приоритете. Рассчитывать его я вам предлагаю так - каждая из задач имеет отношение к какой либо цели, возможно - даже не одной. Чем больше целей касается задача и чем большую отдачу вы ожидаете - тем выше приоритет. Потому из наклеенных на первом развороте стикеров (надеюсь, вам хватило места, чтобы они не перекрывались) выберите самый важный стикер для какого-то контекста, приклейте к обратной стороне стикер с меньшим приоритетом и так далее для всех стикеров одного цвета, а затем другого и всех последующих. Эти стопки вполне можно приклеивать на конкретный день (2-я зона - расписание), как мы уже обсудили. Те задачи, отдача по которым вам не ясна, или они не кажутся связанными с какой либо целью, я предлагаю перенести во третью зону - зону ожидания.
При следующем повторе сортировки у вас, возможно, останутся неразобранные дела в зоне расписания. Они должны остаться сверху, а ваша новая приоритезированная стопка приклеится снизу. Это я рекомендую сделать затем, чтобы обеспечить гарантированное исполнение всех задач, а не только приоритетных. Сверх-срочные дела допускается приклеивать сверху, но вы должны понимать, что это именно исключение, и не как иначе.

Исполнение. Здесь все просто, ведь вы умеете работать, правда? В зависимости от того, где вы в данный момент находитесь вы начинаете исполнять задачи по порядку из соответствующей стопки. Делая дела по порядку вы, естественно, зададитесь вопросом "А что делать с обработанным стикером?" Ответ прост - я его переклеиваю в зону анализа, до еженедельного разбора. Сам я рекомендую использовать понедельный календарь, располагаемый в начале почти любого ежедневника, но в действительности это не столь принципиально. Четвертая зона обозначена.
Поступающие во время работы задачи следует записывать и клеить в Inbox, причем желательно не перекрывать их друг-другом, для облегчения сортировки. Этим самым вы изолируете текущий объем работы от входящего и в целом система, как вы видите использует в основном концепции, отраженные в GTD.

Поэтому следующая фаза - анализ. Я предлагаю вам анализировать прошедший день в части разбора записанного в самом ежедневнике за день и в части планирования следующего дня (сортировка Inbox). Раз в недели стоит просматривать зону анализа с целью исправить планы, цели и понять где вы ошиблись, а что сделали особенно хорошо. Раз в неделю, а также - в начале месяца я просматриваю календарь на месяц с целью не пропустить событий, которые требуют подготовки.

Вот и все собственно, клейте и переклеивайте. Не теряйтесь - стопку с планом покупок и дел можно приклеить себе и прямо в кошелек или на мобильник, если ежедневник в данном случае кажется вам неудобным.

Удачи.