среда, 23 января 2008 г.

Наливая - не перелей! Эффективно не значит - на износ.

Совсем недавно мне приходилось сидеть на двух и более стульях, упираясь выступающими частями тела в любую опору, чтобы не потерять равновесие. Работы было много и она была списком вовсе не интересных дел, которые нужно было делать и делать.
Без интереса сложно работать и я нашёл его не в самих делах, но в своём стремлении найти способ делать их эффективно, не пропуская и не упуская и не опаздывая к сроку.
Вот это было уже интересно. Это было вызовом, принял который я с радостью и воодушевлением. Признаюсь, простое стремление сделать всё и в срок может и до стресса и до язвы довести - ведь дел гора, а я один. Перелил я в стакан и дела потекли вместе с моим настроением, пачкая всё вокруг и задевая близких. Но меня же когда-то учили в институте, и я догадался, что неплохо бы подвести под решение этой задачи теоретическую базу. И я стал выкраивать время на то, чтобы не только задачи решать, но и читать о том, как люди опытные с такими проблемами справляются. Рассматривал я как уже сформировавшиеся и популярные методики, так и индивидуальный опыт, некоторых успешных и просто симпатичных мне людей. Суммируя я понял что есть несколько общих точек во всех этих подходах:

  • Отсекай лишнее. Делаем только действительно необходимое.
  • Делай всё по порядку, ничего и никогда не переноси без причины.

В остальном остаётся технологическая сторона: как обеспечить удобство подготовки, планирования, выполнения и анализа таких дел.

Попробовав многое и прочитав ещё о большем я начал делать выводы в применении к моей работе и личной, представьте себе, жизни. Я настолько натренировался с нудными, но достаточно тривиальными задачами на двух стульев, что у меня остаётся достаточно времени для решения более интересных задач, на которые раньше никогда не хватало времени.
В этом вопросе я вполне преуспел - просматривая список выполненного за день и тем-более неделю я радуюсь как ребёнок. Да, я рекомендую вам тоже смотреть на перечёркнутые дела, даже если вы не анализируете их выполнение, устраивая себе обратную связь. Список выполненного - прекрасный повод взбодриться и смотреть вперёд с уверенностью. А так же - повод сделать завтра ещё больше, чем сегодня.
Ниже я постараюсь рассказать вам свой опыт организации именно своей работы (я не буду учить руководить, нет-нет), а так же продемонстрирую методы и материалы, которые я обычно использую для этого.

Общие точки

Отсекай лишнее

Легко сказать, а как это делать. Похоже, что лишнего-то и нет. Придётся резать по-живому, или как?
Или как! На самом деле нас окружает куча дел, которые вовсе даже не обязательно делать, по крайней мере самому так уж точно. Поэтому стоит пропустить дела через несколько фильтров. И первый из них - а нужно оно мне вообще?
Действительно, взгляните на то, что собираетесь сделать. Приблизит ли это вас к какой-нибудь вашей цели хотя бы на йоту? Нет? Значит в сторону такое дело, оно не имеет отношение к вашей жизни. Честно-честно, не тратьте время.
Второй фильтр - а нужно ли делать это самому? Любой руководитель должен уметь делегировать, но нормальным людям это умение тоже нужно. Ценя своё время и тратя его на то, что важно для вас и ваших целей, вы просто должны перекладывать работу, которую может сделать другой человек на такого человека. Это может быть как профессионал, так и близкий, если это не помешает вашей цели - быть с ними счастливым, разумеется. К примеру, хорошо бы переложить на чужие плечи мытьё посуды раз и навсегда, но... это может стать действием, которое уведёт вас от цели - построить гармоничные отношения. Получается выхода нет? Да есть конечно, ведь можно купить посудомоечную машину или просто договориться о порядке помывки.
Кроме таких тривиальных дел есть и задачи, которые не так часто возникают: чистка ковров, сверление стен... да мало ли. Возможно, их тоже лучше поручить кому-то, спасая своё время для важного.

Причём тут я не имею в виду рассматривание журналов или просмотр телевидения.

Третий фильтр - уже не фильтр даже, а сортировка скорее: нужно определить те задачи, которые хотелось бы сделать в принципе, но которые не так уж и важны, положа руку на сердце. Поместим их в лист ожидания с тем, чтобы вернуться, когда будет нечем заняться.

Вы представляете, будет время когда вам будет нечем заняться!

Теперь у вас должны остаться только те задачи, которые вы точно хотите решить. Прекрасно. Но с чего начинать? Мой вам совет, даже не выделяя их по важности - начать важнее, чем соблюдать последовательность. Потому не стоит тратить свою жизнь тонко выстраивая приоритеты. Достаточно грубо представить себе на сколько целей работает каждая из задач. Чем больше целей вы поражаете - тем раньше её стоит сделать. Но повторюсь - лучше делать не учитывая важности, чем никогда не начать пытаясь определить, что для вас важнее.
Определив свои цели на долгосрочный, средне-срочный и краткосрочный (год) периоды вы всегда можете понять, что для вас приоритетнее, если вопрос возникнет. К тому же, в жизни случается куча задач, которые так или иначе делать нужно, например, - штопать носки.

Делай всё по порядку

В чём смысл этого принципа? Он прост. Если говорить честно, то все мы иногда пытаемся отложить решение какого-то вопроса, перенести встречу, забыть о деле, если это дело, встреча или вопрос вызывают у нас негативные ощущения. Откладывание дел - враг №1 для эффективности. Честно-честно. Составив список дел на день нужно идти по нему не пропуская ни одного, делая всё по порядку. Исключением могут стать те дела, которые невозможно сейчас выполнить, например, есть завязка на другого человека или какие-то ресурсы, в таком случае его стоит переместить в конец очереди и затем продолжить выполнение остальных дел.
Эффективность этого подхода сложно переоценить - попробуйте следовать ему хотя бы пару недель и вы поймёте, что переделали фантастическое количество дел, которые откладывались месяцами, а то и годами. Да-да и не забудьте включить в список поход к стоматологу.

Список. А откуда, собственно?

Вот я уже говорил о списке дел, о сортировке и отсеивании, а так и не сказал откуда он берётся. Не сказал, потому что вы прекрасно сами знаете. Начальник даёт поручение, вот тебе и дело! Кроме таких проявлений в нашей жизни, слава богу, хватает и других источников. Вы ведь помните о своих личных целя, правда? Так вот, достижение любой цели - это маленький или большой, но всегда проект. А проекты состоят из списка связанных задач-дел, выполнив которые можно его успешно закончить, и, - достигнуть цели. Вот вам и список задач, причём задачи, рождённые так, не нужно фильтровать - они же из самой цели родились, они с иммунитетом. Кроме этого есть задачи по поддержанию своего окружения, как-то парикмахерская, стоматолог, оплата счетов, уборка и прочее и прочее. Эти задачи можно фильтровать, но, боюсь, добиться цели мало кому поможет грязная квартира или гнилые зубы.
Получился у меня краткий список из трёх источников:
  • Делегированные мне задачи
  • Задачи, ведущие к цели
  • Рутина
Если найдёте другие источники - поделитесь, я буду рад услышать. А пока у вас точно есть список задач и я могу продолжить.

Не люблю я переполнения

Любите ли вы тяжесть в животе от обжорства? А постоянно напряжённые в стрессе плечи, больной желудок и плохой сон? Ответы очевидны. Любите! Так вот, создав список и делая всё по порядку мы, конечно, ничего не упустим, сделаем всё. Отсечение лишнего поможет нам уменьшить головную боль, но избежать её всё равно не удастся - теперь слишком легко наливать в день слишком много, переполняя чашу доступного времени. При этом очень легко потерять личное свободное время и растерять контакты с родными и знакомыми. Можно, конечно, шабашить по будильнику, бросая дело в начале шестого сигнала, но это способ из совершенно другой жизни, ведь вам интересно выполнить всё с честью? Можно, конечно, просто переносить невыполненные задачи на следующий день и так далее, но это ухудшает предсказуемость выполнения и несколько затрудняет объединения задач с календарём. Я выделяю календарь и события в нём в отдельный тип дел из-за того, что в календаре должны быть запланированы только те дела, которые действительно требуют точного времени с и по. Для подавляющего большинства наших задач календарь не нужен, однако мой опыт показывает, что его непременно нужно интегрировать в систему управления задачами, в противном случае конфликты и переносы задач и сроков значительно учащаются. И потому нам нужно планировать выполнение дел. В самом простом случае - и его хватает для большинства людей, как мне кажется - разбрасывать дела по дням.
Как пример, я опишу устройство моего оперативного планирования. Я посвящаю некоторое время в выходные тому, что разбрасываю задачи, которые мне нужно сделать на неделе по дням. Так как это первоначальное планирование, которое будет уточняться каждый день, я стараюсь распределять задачи равномерно, это поможет не перегружать один конкретный день, и добавит оперативной свободы в дальнейшем.
Так как планы-планами, а жизнь идёт, то стоит учитывать, что планировать все свои восемь рабочих часов, если вы работаете восемь часов, разумеется, по меньшей мере непредусмотрительно. Я бы посоветовал планировать не больше шести часов из восьми. Всё остальное будет съедено непредвиденным, и это оптимистично, именно потому, что я планирую и организую, если вернуться к началу, то я бы планировал не более половины рабочего времени. А вы должны внести поправку на свою работу.
Итак мы распределили задачи и... начался первый день, который мы провели в трудах праведных, решая один вопрос за другим. Наступивший вечер - повод взглянуть на список и проанализировать свои достижения. Да-да, полюбоваться на внушительный список сделанного и проанализировать, сколько вы времени на самом деле потратили по сравнению с тем, что ожидали, что получилось, а что не пока вышло. Всё что пока не сделано мы перераспределяем, держа в уме принципы равномерности и запаса в планировании (шесть часов, а не восемь). Вот теперь день можно считать законченным. Вы сделали много, и более того - вы вынесли уроки и будете делать всё ещё лучше.

Это в общем всё, если писать эту картину широкими и грубыми мазками. Схема отлично работает, для меня. Я даже иногда позволяю себе планировать больше времени - у меня возросла точность предсказаний. Но... Мне всегда хотелось облегчить себе задачу планирования и визуализировать наполнение дня, чтобы легко принимать решения по поводу той или иной задачи.
Я искал и читал. Пробовал, но не нашёл системы, которая удовлетворяла бы мои скромные, но специфичные запросы. Поэтому я занялся не свойственным мне делом - дизайном того бумажного решения, которое бы помогло мне тратить на планирование меньше времени и быть достаточно гибким, чтобы предоставлять возможность переноса и замены, а кроме того оставляла место для краткого анализа. Для учёта уже запланированного времени я использовал концепцию, похожую на стаканчик в игре Тетрис. Заполняем со дна и смотрим когда польётся.

Первая версия имеет проблемы, наверное, но уже сейчас она помогает мне не переполнять себя задачами и получать удовлетворение от того, что я сделал много хорошего, не забыв ни о чём. В процессе эксплуатации формы я буду, наверное, находить недостатки и исправлять их, поэтому почти точно - это не последняя версия. К тому же я хотел бы её перерисовать в более привлекательный вариант, пока он лишь функциональный, не более.

Продолжение следует..