Эффективность в хаосе: ключевые принципы управления временем и задачами

Я давно веду этот блог и пишу в основном о том, как повысить личную или общую эффективность. Не всегда, разумеется, но всё же.

За эти десятилетия я пробовал разные системы и на своём опыте знаю, что периодически возникают моменты, когда затраты на организацию, то есть не саму систему, кажутся неприемлемыми. Просто потому, что жизнь в данный момент швыряет в тебя проблемы со второй космической скоростью. В такие моменты легко поддаться желанию сменить даже самую надёжную систему. Кажется, что она не справляется и вместо помощи становится обузой.

На самом деле, я уверен, что работать будет любая система, если не сдаваться и просто прорваться через сложный период. Но всё же напоминать себе о проверенных временем методах приходится периодически.

Какие элементы системы я считаю ключевыми?

Приоритеты, выделение времени, запись всего: не только возникающих идей и задач, но и того, что я делаю и почему.

Последний пункт очень важен для меня лично, потому что моя жизнь проходит через множество контекстов, каждый из которых очень нагружен информацией. К сожалению, сейчас я не могу себе позволить оставаться в рамках одного контекста, например, работать на одном проекте с начала до завершения. Мне приходится переключаться каждый день. Так устроена моя работа.

Для того чтобы минимизировать последствия переключения, для меня лучше всего работает декомпозиция задач. Почему? Это позволяет не менять контекст хотя бы в рамках одного "Помодоро". Да, даже когда я не включаю таймер, я планирую день получасовыми блоками. И когда мне удаётся выполнить задачу в рамках одного блока, я очень продуктивен, ведь я не трачу ни время, ни даже силы на переключения.

Для того, чтобы не потеряться я пытаюсь управлять контекстом. И самое важное здесь – сохранение контекста, его можно обобщить в двух пунктах:

• Запись текущего статуса: Когда вы откладываете задачу, оставляйте себе заметки о том, что нужно сделать дальше. Это поможет быстро восстановить контекст при возвращении к задаче.
• Не держите задачи в голове: Используйте внешние носители для записи задач и идей. Это освободит ваш мозг от необходимости постоянно помнить о незавершенных делах.

Вы подметили, что я не упомянул важность концентрации, хотя она очень важна, но в данный момент это не является для меня актуальной проблемой – меня почти невозможно отвлечь от задачи, над которой я тружусь. Однако не у всех есть такая привычка.

Контекст очень важен, поскольку позволяет декомпозировать задачи. Без дополнительной информации не всегда легко сразу вспомнить, какой процесс представляет собой та или иная задача из списка. Эту проблему можно решить различными способами. Существуют системы управления задачами, позволяющие хранить достаточно информации в удобной форме, а также системы, где текст и задачи можно сохранять в едином документе. Разным людям подходят разные инструменты.

На моей практике важнее верить в систему и следовать правилам, даже когда кажется, что вы не справляетесь, а не пытаться менять инструмент на ходу, думая, что именно инструмент определяет успех. Это никогда не было правдой в моей личной истории.

Попробуйте использовать любую существующую систему управления делами и поверьте, что все получится, если следовать правилам. Известные системы не позволят ничему ускользнуть, и в конце концов вы добьетесь успеха.